В этой статье мы рассмотрим способы улучшения HR-процессов с помощью автоматизации в Битрикс24. Цель - сделать работу с персоналом более прозрачной, эффективной и приятной для HR-специалистов.

Для кого будет полезна статья?

• у вас небольшая компания, приходится самостоятельно искать новых сотрудников;

• у вас регулярно идет набор сотрудников и требуется оптимизация этого процесса;

• вы хотите оценить эффективность работы вашего HR-отдела.

Порядок и оптимизация рутины - необходимость, а то и основа успешного ведения бизнеса.Битрикс24 не только CRM для отдела продаж, но и мощный инструмент для различных задач бизнеса.

В статье мы поделимся с вами секретами успешного найма персонала, а также раскроем приемы, которые помогут новым сотрудникам легче адаптироваться к работе и предложим готовые решения.

Для чего вам это нужно?

Давайте представим обычную ситуацию.

В отдел кадров поступает задача от вышестоящего руководства - провести процесс найма новых сотрудников.

HR-специалист начинает действовать наспех: размещает вакансию на hh.ru, обращается к знакомым, публикует посты в Facebook. Ответы от кандидатов приходят в разные места: некоторые пишут на почту, другие - в личный WhatsApp.

С появлением множества кандидатов начинается хаос:

• некоторые не выполняют тестовые задания, приходится напоминать им об этом, так как выбор среди выполнивших задание ограничен;
  
  

• кому-то отвечают сразу, а кому-то приходится ждать, про некоторых кандидатов вообще забывают;
  
  

• назначение собеседований также вызывает проблемы: иногда они отменяются из-за несостоявшегося согласования с руководством, а кандидаты могут уйти к конкурентам из-за долгого ожидания.

Благодаря организации работы в системе Битрикс24 процесс найма станет более структурированным, работа HR-службы - более эффективной. Многие проблемы как для отдела кадров, так и для руководства компании будут решены.

Основные процессы управления кадрами

В каждой компании HR-процессы могут иметь свои особенности. Однако есть задачи, которые сталкиваются практически все специалисты по кадрам.

Вот основные из них:

1. Поиск и подбор персонала.

2. Оценка возможностей и развитие сотрудников.

3. Учет кадров и управление их карьерой.

4. Оформление различных документов, связанных с наймом, увольнением, отпусками, декретным отпуском и так далее.

С чего начать автоматизацию HR-процессов?

Естественно, приходится учитывать все детали и тонкости текущих процессов, а также составлять конкретный план действий.

Цель автоматизации работы с персоналом в Битрикс24 - сократить время на найм сотрудников, создать удобную платформу для взаимодействия HR-специалистов и сотрудников, сделать процесс адаптации и обучения более современным и комфортным.

Чтобы оптимизировать работу с кадрами в системе Битрикс24, мы рекомендуем:

• создавать страницы для рекрутинга, откуда данные сразу попадают в специальную CRM-воронку HR;

• настроить интеграцию с популярными ресурсами для поиска кандидатов, такими как hh.ru;

• автоматизировать отправку писем, SMS и сообщений в мессенджерах в зависимости от этапа движения кандидата по воронке;

• эффективно планировать время собеседований и использовать функционал задач для контроля процесса;

• массово отправлять сообщения отфильтрованным кандидатам; 

• анализировать результаты работы воронки и постоянно совершенствовать ее, а также внедрить систему KPI для HR-специалистов;

• создавать, отправлять и хранить предложения о работе и детали взаимодействия с кандидатами;

• использовать шаблонные задачи с чек-листами для процесса найма, чтобы ничего не упустить;

• обеспечить горячий прием новых сотрудников, даже если вы не в офисе, с помощью автоматических задач с видео, буклетами и ссылками на базу знаний;

• мотивировать и обучать персонал с помощью возможностей Битрикс24.

Автоматизация процесса найма в Битрикс24 

Принятие заявок от кандидатов

Сначала стоит оптимизировать процесс приема заявок. Обычно работодатели размещают объявления о вакансиях на своих сайтах, в социальных сетях или используют онлайн-рекламу для привлечения соискателей. Вот где полезно использовать лендинг с вакансией со встроенной CRM-формой из Битрикс24. Также вы можете сразу создать лендинг на базе Битрикс24.

Если вы хотите использовать другой конструктор лендингов, включая Тильду, то не беда. Битрикс можно интегрировать с любыми сайтами и формами. 

Для оперативного взаимодействия с кандидатами рекомендуем установить на посадочной инструмент "Открытые линии". Это ответ Битрикс24 современные чат-боты и онлайн-консультантам.

С его помощью вы сможете:

• настроить очередность ответов для каждого сотрудника;

• перенаправить запрос другому сотруднику;

• создавать заявки прямо из диалога с прогрузкой всех сообщений;

• настроить автоматические ответы для различных сценариев;

• создавать шаблоны для стандартных ответов.
  
  

Интеграция с профильными порталами

Настройка HR-воронки

Покажем вам два варианта реализации реальных процессов.

Пример сделанной нами воронки подбора персонала. Воронка делится на этапы “отклики на вакансии”, “первичный скрининг”, “прохождение опросника”, “отправлены инициатору”, “назначено собеседование” и так далее.

Кандидаты на вакансии также имеют привязку к вакансии, на которую претендуют. Каждая вакансия отражает список всех кандидатов, информацию по ним в табличном виде и их стадию.

Пример сделанной нами воронки по работе с вакансиями. Делится на этапы “согласование заявки”, “заявка для публикации”, подбор персонала”, “вакансия закрыта неуспешно”, “вакансия закрыта успешно”.

HR-воронка, настроенная для подбора персонала, помогает нам понять, насколько успешно идет процесс найма в компании. Особенно важно знать, на каких этапах возникают проблемы, почему кандидаты не доходят до собеседования или отказываются от предложения о работе.

Кроме того, настроенная воронка для подбора вакансий позволяет нам оценить эффективность работы HR-менеджера, например, с каким количеством кандидатов в день ведется работа. Для успешной работы HR-воронки она должна соответствовать реальным процессам найма в вашей компании. И еще лучше, если она поможет их улучшить!

Мы рекомендуем провести опрос среди специалистов по найму в вашей компании, чтобы точно определить, какие требования следует предъявить к разработке. Включите в процесс тех, кто будет использовать новую систему, и вы удивитесь, насколько легко пройдет ее внедрение!

Автоматизация

Возможности автоматизации и оптимизации работы HR-отдела не ограничены. 

Приведем вам примеры типовых сценарием: 

1. Система отправляет автоматически письмо или сообщение кандидату в зависимости от стадии процесса. Например, уведомление о приглашении на собеседование;

2. Система автоматически назначает задачи или отправляет уведомления сотруднику HR-службы. Например, "обработать заявку кандидата", "пригласить на собеседование", "получить решение руководителя".

3. Подключение телефонии для записи и сохранения всех звонков с кандидатами, которые будут доступны в их контактной карточке или сделке;

4. Создание новых сущностей, таких как джоб-офферы на фирменном бланке компании с автоматической генерацией текста на основе данных из карточки сделки кандидата.

База знаний

В Битрикс24 новые сотрудники могут легко получить доступ к обширной базе знаний компании прямо на корпоративном портале. 

База знаний - справочник, где сотрудники могут найти всю необходимую информацию для работы: подробные сведения о компании, список используемого программного обеспечения, внутренние регламенты, график работы, формы отчетов, а также полезные советы.

Стоимость 

Направления сделок в Битрикс24 и автоматизация - 66 000 рублей.

Что входит?

1. Интервью с заказчиком, разработка концепции и согласование.

2. Создание HR-воронки с настройкой стадий, а также стандартная аналитика по каждой стадии.

3. Предоставление инструкции для сотрудника HR.

В рамках автоматизации предусмотрено:

1. Назначение автоматических задач или уведомлений для сотрудника HR. Например, "обработать заявку кандидата", "пригласить на собеседование" и "получить решение руководителя".

2. Отправка автоматических уведомлений по электронной почте или SMS кандидатам в зависимости от стадии сделки. Включается подключение SMS-службы с оплатой за каждое отправленное сообщение. Формат электронной почты остается простым.

Готовы оптимизировать свои бизнес-процессы? Давайте разработаем индивидуальное решение для вашей компании.