5 мин

Связать группы и проекты в Битрикс24, или как мы навели порядок в задачах

CRM

Битрикс24

User story

13 июля 2022 ● Кейс

«A-Systems» обратились к нам с проблемой: задачи по закупкам постоянно теряются, и ответственность за это часто несут люди, которые не имеют к ним совсем никакого отношения. Компания использует Битрикс24 как CRM, корпоративный портал и инструмент сбора заявок на закупку, и как раз здесь мы и решили поколдовать. Но начнем с самого начала.

Сотрудники работают в программе, в которой можно создавать проекты и группы. Представим, что существует Проект №1, руководителем которого является Кирилл, и Проект №2, во главе которого стоит Дмитрий. Руководители хотят закупить разные товары, поэтому они добавляют разные задачи в группу «Закупки». У нее тоже есть руководитель – Светлана, она распределяет задачи по сотрудникам, чтобы те их выполнили.

Здесь и появляется проблема: руководители проектов не могут контролировать закупку заказанных товаров. Они не являются участниками группы «Закупки», поэтому для них их задачи просто исчезают. Кирилл и Дмитрий идут к Светлане, у которой голова идет кругом, и пытаются узнать, где же их заказы. Светлана вспоминает, кому она доверила каждую задачу и идет к сотрудникам – снежный ком вопросов и потерянного времени все растет… Вдобавок к этому кто-то из руководителей проектов мог забыть, что сделал заказ, поэтому добавляет еще одну задачу, идентичную уже существующей.

Казалось бы, у нас есть специальная программа, которая должна облегчить работу, но на деле учет ведется в потрепанной тетради, в которой найти нужную информацию оказывается намного легче, чем в компьютере!

Мы оценили масштаб катастрофы и приступили к работе. Нашим программистам предстояло:

разобраться с правами доступа и сократить количество сотрудников, работающих в группе «Закупки», до необходимого минимума;
понять, как сделать так, чтобы было легко найти нужную задачу среди остальных;
обеспечить системе возможность обновляться;
упростить вступление в группу;
дать контроль руководителям проектов;
сделать пользовательский интерфейс простым и интуитивно понятным.

Так мы создали доработку, в которой разделили функциональные возможности групп и проектов.

Теперь в строке задачи видно, к какой группе она относится и за каким исполнителем закреплена, а еще ее статус и срок выполнения. Изменения, которые касаются перемещения задачи из группы в группу и смены исполнителя, также отображаются здесь.

После нашей доработки будет легко понять, к какому проекту относится та или иная задача, благодаря чему исчезает еще один ворох лишних вопросов.

На иллюстрации ниже мы показали, как теперь выглядит постановка задачи (оставили только самое необходимое):

Наши программисты в процессе работы знатно постарались и изменили логику работы Битрикс24, однако для пользователя добавилось лишь одно поле в задачу и пара столбцов в проектах и группах. Значит ли это, что мы преувеличиваем объем своего труда?

Нет и еще раз нет! Именно такие доработки, которые остаются незаметными для пользователей и легко встраиваются в привычную работу, и есть самые качественные. Ведь перед нами стояла цель навести порядок и упростить работу в будущем – это мы и сделали. Теперь Светлана может отдохнуть от надоедливых Кирилла и Дмитрия и выпить чашечку кофе.

Наша доработка будет полезна большим компаниям, сотрудники которых используют функционал проектов и групп, активное взаимодействуют между отделами и проектами и тоже сталкиваются с похожими проблемами. Ее можно внедрить в сферы бизнеса, которые связаны с работой агентов, а также в обрабатывающие и производственные компании для взаимодействия между отделами.