О заказчике

ООО «РусТЭК Индустрия» — поставщик оборудования для нефтегазовой отрасли России. С 2014 года занимается оптовой торговлей машинами и приборами общепромышленного и специального назначения (насосы, компрессоры, теплообменное оборудование и др.).

Ключевые клиенты: Газпром, Ямал СПГ, Акрон, Сибур, Башнефть, БСК содовая компания, Роснефть.

Ситуация

• Имеется своя серверная платформа, где хранятся все документы по папкам – необходимо настроить фильтры.

• Есть процедуры и прописанные регламенты и описанные процессы по согласованию документов – необходимо автоматизировать данные бизнес-процессы.

• С поставщиками стараются подписывать рамочные договора – возникают трудности с оплатой, так как клиенты не всегда оплачивают вовремя.

• Внутри отдела руководитель может поручить исполнение контракта другому менеджеру, но в целом работа идет сквозняком – исключить размытие ответственности среди менеджеров.

Проект успешно реализован компанией iTrack

• Настроили бизнес-процессы (отпуск, выдача наличных, счет на оплату, согласование документов, заключение сделки).

• Настроили корпоративный портал (CRM, подключение каналов коммуникаций, уведомления, собрания и планерки, задачи и проекты, живая лента, автоматизация задач, выбор курсов валют, инструменты для HR, туннели продаж).

• Помогли оптимизировать работу отделов (контроль задач руководством, контроль работы сотрудников, контроль документооборота, формирование отчетов, продажи совершаются через портал, контроль оплат).

• Подключили собственное приложение, которое объединяет списком все сгенерированные в CRM документы. Можно фильтровать и сортировать документы по определенному признаку. Также есть возможность создавать свои реестры. Реестр документов от iTrack

• Организовали офлайн тренинги: для сотрудников по работе в портале Битрикс24, для руководителей по настройкам и контролю в Битрикс24. Провели итоговую аттестацию по использованию корпоративного портала Битрикс24. Записали видео-инструкцию и создали инструкцию в текстовом формате.

Преимущества от внедрения

Теперь все рабочие процессы и коммуникации проходят в корпоративном портале. Ускорилось взаимодействие между подразделениями. Усилилось корпоративное комьюнити.

P.S. Доработки в рамках технической поддержки

Работа на портале разделена по направлениям (воронкам). После победы в тендере/ заключения договора сделка считается успешно завершенной и передается в производство. Однако по ней могут оставаться незавершенные задачи, которые нужно выполнить.

И тут возникали проблемы. Если сделка переходит в статус завершенной, то Битрикс24 автоматически завершает все задачи по ней. Штатными средствами возможно:

• либо перебросить в другую воронку оригинал сделки целиком, но тогда будет искажена вся отчетность;

• либо создать копию, но тогда все задачи будут завершенными. 

Мы разработали скрипт по переносу успешно завершенных сделок, задач и комментариев по ним в другое направление, который «не ломает» аналитику.

Когда успешно завершается сделка по двум воронкам лидогенерации, наш скрипт в воронке производства автоматически создает копию этих сделок. При этом в копию переносятся все оригиналы незавершенных задач и комментарии по ним, а также комментарии в теле самой сделки. Далее, чтобы система не висла, скрипт автоматически обновляет ее.

Теперь сотрудникам не нужно искать сделки и незавершенные задачи по ним.

Понравился проект? Тогда сработаемся