Идеальное решение для фитнес-клубов — Perfect Gym

О Perfect Gym

Perfect Gym — это система управления для фитнес-клубов, международная компания,  работающая более, чем в 50 странах мира. Компания пришла на российский рынок недавно, около 5 лет назад. Сейчас у Perfect Gym в России более 100 клиентов.

Проблема

На момент открытия в России у Perfect Gym был собственный функционал CRM, достаточный для зарубежного рынка, но в России он не конкурентоспособен, потому что требовал интеграции с российскими сервисами.

«Я понимал, что развитие собственного CRM-модуля займет у нас достаточно долгое время, например, интеграция телефонии. Мы решили, что не будем ждать, пока разовьется собственный функционал Perfect Gym, а будем интегрироваться с одним из профильных решений. Я был уверен, что в результате интеграции мы можем получить то, что ни мы сами, ни наши конкуренты никогда не сделают. Мы никогда не будем настолько хороши в разработке CRM, как те, кто профессионально занимается именно этим, — Станислав Верединский, генеральный директор Perfect Gym. — Так сложилось, что на тот момент, когда мы принимали решение об интеграции, большинство наших клиентов уже использовали amoCRM. И для меня лично amoCRM более понятна и удобна. Поэтому мы решили, что будем интегрироваться с ней. Так возникла задача интеграции».

И клиент пришел к нам. Пришел с целью сделать так, чтобы менеджеры вели продажи в amoCRM, а те клиенты, кто купил абонемент, попадали в Perfect Gym.

Выбор iTrack

«Мы посмотрели рейтинги, нашли некий пул разработчиков, отправили запросы, но на каком-то этапе нам порекомендовали iTrack. Мы позвонили Екатерине, получили оценку, поговорили и выбрали iTrack. В результате можно сказать, что наша работа переросла в какое-то стратегическое партнерство», — Станислав Верединский, генеральный директор Perfect Gym.

Этапы работы

Мы увидели, как клубы работают независимо в двух системах — amoCRM и Perfect Gym и поняли, какая здесь может быть «боль». С клиентом мы сразу решили, что «слона будем есть по частям», потому что реализовать все возможные сценарии сразу просто невозможно. Составили техническое задание, разделили разработку на этапы и начали работу. 

Первый этап: синхронизация контактов

Как выглядел процесс работы до интеграции: по заявке с сайта или вручную в amoCRM создавался лид. Менеджер вносил имя, фамилию, телефон, работал с клиентом. 

На каком-то этапе коммуникации клиент принимал решение, что хочет стать членом клуба и прийти на гостевой визит или купить абонемент. В этот момент возникала потребность создания его профайла в Perfect Gym. Что делал менеджер? Открывал соседнюю вкладку в браузере и выполнял работу заново — переносил данные из amoCRM вручную. 

Затем с клиентом работали уже в Perfect Gym — продавался контракт, принимались оплаты, клиент куда-то ходил, все это отображалось в учетной системе, но в CRM никакая информация не отображалась. Чтобы понять, как обстоят дела у клиента, менеджеру надо было переходить из amoCRM в Perfect Gym, вручную искать там клиента и смотреть его профайл. 

После интеграции в карточке контакта появилась вкладка «Perfect Gym» и кнопка «Создать контакт в PerfectGym». На любом этапе коммуникации менеджер может принять решение, что вот сейчас ему нужен профиль клиента в Perfect Gym и нажать эту кнопку. Система проверяет наличие необходимых полей и создает связанный профайл в системе управления, а кнопка «Создать контакт в PerfectGym» меняется на «Перейти в PerfectGym».

После того, как профайлы становятся связанными, мы считаем актуальными персональные данные в Perfect Gym и закрываем их изменение на стороне amoCRM. Это объясняется тем, что на этапе оформления контракта мы уже знаем контактные данные клиента. Данные синхронизируются из Perfect Gym в amoCRM, и мы все время, в каждой системе, работаем с актуальной информацией.

Мы предусмотрели ситуацию, когда клиент приходит в клуб «ногами», минуя CRM. В таком случае менеджер создает профайл клиента сразу в Perfect Gym, а система создает связанный профиль на стороне CRM. Если эта опция включена, то все клиенты, созданные на стороне Perfect Gym, появляются в amoCRM, чтобы менеджер в дальнейшем мог с ними работать. 

Чтобы менеджеры сразу видели таких клиентов в системе, мы добавили дополнительную механику: в воронке создается сделка, и пришедшие в клуб клиенты попадают на выбранный этап воронки.

На этом этапе мы полностью закрыли потребности в статистике, настроили триггеры, бизнес-процессы, сценарии допродаж, с помощью синхронизации сделок, абонементов, продаж дополнительных услуг. 

Связка amoCRM и Perfect Gym позволяет организовать системное и постоянное взаимодействие не только с новыми, но и с действующими клиентами. 

Вся необходимая информация по контрактам уже есть в CRM. С этими данными можно работать — выводить статистику по разным срезам и отчетам, что полезно для аналитики.

Клиенты получили возможность:  

• Отслеживать даты окончания контракта для своевременной работы с клиентами и для аналитики 

• Отслеживать платежные планы (тарифы, виды абонементов). Менеджерам удобно работать и не нужно переключаться между системами, руководителям —  отслеживать и анализировать информацию

• Подтягивать стоимость абонементов в сделки. Можно увидеть на какую сумму было всего заключено договоров, прогнозировать прибыль.

• Возможность синхронизации контрактов не только как сделки, но и как покупателей, т.е. при желании можно использовать модуль Покупатели в аmoCRM. Он сегментирует действующих клиентов и очень удобен в работе с периодическими покупками — идеально подходит для фитнес-клубов.

Третий этап: синхронизация клубов и консультантов

Синхронизация клубов

Позаботились о сетевых фитнесах. В карточке контакта в amoCRM создали поле клуб, в котором автоматически заполняется клуб из Perfect Gym, в который ходит этот клиент. Можно увидеть, сколько клиентов какой клуб посещают. Полезный инструмент для распределения клиентов по менеджерам конкретных клубов. В широком смысле это поле позволяет отслеживать рентабельность по клубам и даже ротацию клиентов из одного клуба сети в другой. 

Синхронизация консультантов 

Консультант — это ответственный за клиента в системе Perfect Gym, очень часто это тот менеджер, который ведет клиента/привел его к покупке. В amoCRM ему может быть присвоен определенный ответственный, например, один и тот же менеджер и в PG и в аmoCRM. Нелишне при системе мотивации менеджеров. 

Четвертый этап: синхронизация статуса абонементов и баланса

Сейчас планируется четвертый этап доработок, чтобы подтягивать статусы абонементов и отслеживать оплаты прямо в amoCRM.

Статус абонементов

Статус абонементов: завершен, действующий, новый, заморожен. Сейчас эти данные есть в amoCRM, но в отдельной вкладке. После доработок по ним можно будет фильтровать, формировать статистику, настраивать автоматические действия в зависимости от статуса абонемента.

Автоматическое отслеживание оплаты прямо в амоСRМ

В данный момент в амоCRM подтягивается только стоимость абонемента, но не сам факт оплаты. Менеджерам для эффективной работы важно понимать были ли получены деньги, видеть баланс по каждому клиенту. Актуальный вопрос для фитнес-клубов как с разовыми платежами (по годовым, полугодовыми абонементам), так и с рекуррентной системой оплаты.

Как проект перерос в стратегическое партнерство

Такое недорогое облачное решение, как связка amoCRM и Perfect Gym с готовой интеграцией, оказалось нужным рынку. Классические коробочные решения «все в одном» — это здорово, но это не то, что нужно большинству фитнес-клубов. Маленький процент из них может себе позволить инвестировать в разработку и «допиливание» системы. 

Зачем фитнес-клубам заниматься непрофильной работой, если есть недорогие готовые решения, которые можно получить здесь и сейчас. 

Perfect Gym не продает софт, а предлагает услугу — снимает с фитнес-клуба непрофильные задачи, связанные с IT. Клиент получает не только программное обеспечение, но и техническую поддержку, постоянное развитие и новый функционал. В системе доступно множество интеграций, компания динамично развивается и предлагает сервисы как для сотрудников, так и для клиентов, например, клиентский портал.

С другой стороны, в amoCRM клиент получает сотни уже интегрированных сторонних сервисов (аналитика, телефония и прочие), и не нужно платить за каждое решение дополнительно.