Интеграция системы управления фитнес-клубом Perfect Gym и amoCRM

Перейти на сайт

О Perfect Gym

Perfect Gym — это система управления для фитнес-клубов, международная компания,  работающая более, чем в 50 странах мира. Компания пришла на российский рынок недавно, около 5 лет назад. Сейчас у Perfect Gym в России более 100 клиентов.

Проблема

На момент открытия в России у Perfect Gym был собственный функционал CRM, достаточный для зарубежного рынка, но в России он не конкурентоспособен, потому что требовал интеграции с российскими сервисами.

«Я понимал, что развитие собственного CRM-модуля займет у нас достаточно долгое время, например, интеграция телефонии. Мы решили, что не будем ждать, пока разовьется собственный функционал Perfect Gym, а будем интегрироваться с одним из профильных решений. Я был уверен, что в результате интеграции мы можем получить то, что ни мы сами, ни наши конкуренты никогда не сделают. Мы никогда не будем настолько хороши в разработке CRM, как те, кто профессионально занимается именно этим, Станислав Верединский, генеральный директор Perfect Gym. Так сложилось, что на тот момент, когда мы принимали решение об интеграции, большинство наших клиентов уже использовали amoCRM. И для меня лично amoCRM более понятна и удобна. Поэтому мы решили, что будем интегрироваться с ней. Так возникла задача интеграции».

И клиент пришел к нам. Пришел с целью сделать так, чтобы менеджеры вели продажи в amoCRM, а те клиенты, кто купил абонемент, попадали в Perfect Gym.

Выбор iTrack

«Мы посмотрели рейтинги, нашли некий пул разработчиков, отправили запросы, но на каком-то этапе нам порекомендовали iTrack. Мы позвонили Екатерине, получили оценку, поговорили и выбрали iTrack. В результате можно сказать, что наша работа переросла в какое-то стратегическое партнерство», Станислав Верединский, генеральный директор Perfect Gym.

Этапы работы

Мы увидели, как клубы работают независимо в двух системах — amoCRM и Perfect Gym и поняли, какая здесь может быть «боль». С клиентом мы сразу решили, что «слона будем есть по частям», потому что реализовать все возможные сценарии сразу просто невозможно. Составили техническое задание, разделили разработку на этапы и начали работу. 

Первый этап: синхронизация контактов

Как выглядел процесс работы до интеграции: по заявке с сайта или вручную в amoCRM создавался лид. Менеджер вносил имя, фамилию, телефон, работал с клиентом. 

На каком-то этапе коммуникации клиент принимал решение, что хочет стать членом клуба и прийти на гостевой визит или купить абонемент. В этот момент возникала потребность создания его профайла в Perfect Gym. Что делал менеджер? Открывал соседнюю вкладку в браузере и выполнял работу заново — переносил данные из amoCRM вручную. 

Затем с клиентом работали уже в Perfect Gym — продавался контракт, принимались оплаты, клиент куда-то ходил, все это отображалось в учетной системе, но в CRM никакая информация не отображалась. Чтобы понять, как обстоят дела у клиента, менеджеру надо было переходить из amoCRM в Perfect Gym, вручную искать там клиента и смотреть его профайл. 

После интеграции в карточке контакта появилась вкладка «Perfect Gym» и кнопка «Создать контакт в PerfectGym». На любом этапе коммуникации менеджер может принять решение, что вот сейчас ему нужен профиль клиента в Perfect Gym и нажать эту кнопку. Система проверяет наличие необходимых полей и создает связанный профайл в системе управления, а кнопка «Создать контакт в PerfectGym» меняется на «Перейти в PerfectGym».

Идеальное решение для фитнес-клубов — Perfect Gym

Теперь, когда менеджеру, работающему в CRM, надо получить дополнительную информацию о клиенте, он нажимает одну кнопку и открывает профайл. На стороне Perfect Gym также реализован переход в профайл amoCRM одним кликом.

Информация о контрактах из Perfect Gym теперь отображается в карточке контакта в amoCRM.

Идеальное решение для фитнес-клубов — Perfect Gym

После того, как профайлы становятся связанными, мы считаем актуальными персональные данные в Perfect Gym и закрываем их изменение на стороне amoCRM. Это объясняется тем, что на этапе оформления контракта мы уже знаем контактные данные клиента. Данные синхронизируются из Perfect Gym в amoCRM, и мы все время, в каждой системе, работаем с актуальной информацией.

Мы предусмотрели ситуацию, когда клиент приходит в клуб «ногами», минуя CRM. В таком случае менеджер создает профайл клиента сразу в Perfect Gym, а система создает связанный профиль на стороне CRM. Если эта опция включена, то все клиенты, созданные на стороне Perfect Gym, появляются в amoCRM, чтобы менеджер в дальнейшем мог с ними работать. 

Чтобы менеджеры сразу видели таких клиентов в системе, мы добавили дополнительную механику: в воронке создается сделка, и пришедшие в клуб клиенты попадают на выбранный этап воронки.

Идеальное решение для фитнес-клубов — Perfect Gym

Автоматическое создание профиля при переходе по воронке

Второе, что мы реализовали — возможность автоматического создания профиля клиента при переходе по воронке. Менеджер может настроить определенные этапы воронки amoCRM, при перемещении на которые автоматически создается профиль клиента в Perfect Gym. 

Контакт, который создается в amoCRM, при достижении успешно реализованного статуса — состоявшейся продажи, появляется в Perfect Gym. 

Если в Perfect Gym заводится контакт, то он автоматически появляется в amoCRM, причем на это действие можно создать новую сделку, что позволяет увидеть адекватную аналитику. Сейчас мы можем зайти в amoCRM и посмотреть адекватный общий объем первичных продаж.

Такой функционал заметно сократил рутинные задачи и число ошибок из-за переноса данных вручную.

Я знаю, что вы используете amoCRM, — попробуйте наш виджет

Мы реализовали этот этап и дали попробовать нескольким клиентам, которые уже использовали параллельно две эти системы  — amoCRM и Perfect Gym. Виджет был принят на «ура». В итоге мы получили довольных клиентов и массу идей для следующих этапов работы.

«Мы успели построить наполеоновские планы, которые теперь надо воплощать в жизнь. У нас было свое видение, плюс к тому, мы получили фидбэк от клиентов, которые стали пользоваться нашим виджетом, и мы поняли, что какие-то моменты мы не предусмотрели, не учли специфику сетевых проектов, в меньшей степени учли студийные форматы, где нет контрактов. Собрав пожелания и предложения, мы наметили дальнейшие пути для работы», — Станислав Верединский, Perfect Gym.

Второй этап: синхронизация контрактов — покупателей

Мы поняли, что первичных продаж мало, эту «боль» мы уже закрыли. Следующая проблема — фитнес-клубы не умеют работать со своей базой. 

Максимум, что мы видели тогда у большинства фитнес-клубов — отправку sms или звонок клиенту, когда закончился абонемент, и то, если менеджер не забудет об этом. Автоматических действий, задач, напоминаний, пушей в системах управления не было.

Идеальное решение для фитнес-клубов — Perfect Gym

На этом этапе мы полностью закрыли потребности в статистике, настроили триггеры, бизнес-процессы, сценарии допродаж, с помощью синхронизации сделок, абонементов, продаж дополнительных услуг. 

Связка amoCRM и Perfect Gym позволяет организовать системное и постоянное взаимодействие не только с новыми, но и с действующими клиентами. 

Вся необходимая информация по контрактам уже есть в CRM. С этими данными можно работать — выводить статистику по разным срезам и отчетам, что полезно для аналитики.

Клиенты получили возможность:  

  • Отслеживать даты окончания контракта для своевременной работы с клиентами и для аналитики 

  • Отслеживать платежные планы (тарифы, виды абонементов). Менеджерам удобно работать и не нужно переключаться между системами, руководителям —  отслеживать и анализировать информацию

  • Подтягивать стоимость абонементов в сделки. Можно увидеть на какую сумму было всего заключено договоров, прогнозировать прибыль.

  • Возможность синхронизации контрактов не только как сделки, но и как покупателей, т.е. при желании можно использовать модуль Покупатели в аmoCRM. Он сегментирует действующих клиентов и очень удобен в работе с периодическими покупками — идеально подходит для фитнес-клубов.

Третий этап: синхронизация клубов и консультантов

Синхронизация клубов

Позаботились о сетевых фитнесах. В карточке контакта в amoCRM создали поле клуб, в котором автоматически заполняется клуб из Perfect Gym, в который ходит этот клиент. Можно увидеть, сколько клиентов какой клуб посещают. Полезный инструмент для распределения клиентов по менеджерам конкретных клубов. В широком смысле это поле позволяет отслеживать рентабельность по клубам и даже ротацию клиентов из одного клуба сети в другой. 

Синхронизация консультантов 

Консультант — это ответственный за клиента в системе Perfect Gym, очень часто это тот менеджер, который ведет клиента/привел его к покупке. В amoCRM ему может быть присвоен определенный ответственный, например, один и тот же менеджер и в PG и в аmoCRM. Нелишне при системе мотивации менеджеров. 

Четвертый этап: синхронизация статуса абонементов и баланса

Сейчас планируется четвертый этап доработок, чтобы подтягивать статусы абонементов и отслеживать оплаты прямо в amoCRM.

Статус абонементов

Статус абонементов: завершен, действующий, новый, заморожен. Сейчас эти данные есть в amoCRM, но в отдельной вкладке. После доработок по ним можно будет фильтровать, формировать статистику, настраивать автоматические действия в зависимости от статуса абонемента.

Автоматическое отслеживание оплаты прямо в амоСRМ

В данный момент в амоCRM подтягивается только стоимость абонемента, но не сам факт оплаты. Менеджерам для эффективной работы важно понимать были ли получены деньги, видеть баланс по каждому клиенту. Актуальный вопрос для фитнес-клубов как с разовыми платежами (по годовым, полугодовыми абонементам), так и с рекуррентной системой оплаты.

Как проект перерос в стратегическое партнерство

Такое недорогое облачное решение, как связка amoCRM и Perfect Gym с готовой интеграцией, оказалось нужным рынку. Классические коробочные решения «все в одном» — это здорово, но это не то, что нужно большинству фитнес-клубов. Маленький процент из них может себе позволить инвестировать в разработку и «допиливание» системы. 

Зачем фитнес-клубам заниматься непрофильной работой, если есть недорогие готовые решения, которые можно получить здесь и сейчас. 

Perfect Gym не продает софт, а предлагает услугу — снимает с фитнес-клуба непрофильные задачи, связанные с IT. Клиент получает не только программное обеспечение, но и техническую поддержку, постоянное развитие и новый функционал. В системе доступно множество интеграций, компания динамично развивается и предлагает сервисы как для сотрудников, так и для клиентов, например, клиентский портал.

С другой стороны, в amoCRM клиент получает сотни уже интегрированных сторонних сервисов (аналитика, телефония и прочие), и не нужно платить за каждое решение дополнительно.

Понравился проект? Тогда сработаемся

Сделайте заказ, заполнив форму, позвонив нам по телефону +7 (499) 647-42-47 
или написав на e-mail hello@itrack.ru.