Этапы внедрения Битрикс24 от iTrack

Этапы внедрения Битрикс24

Внедрение Битрикс24 в бизнес требует чёткого плана действий, учитывающего потребности компании и её текущие процессы. Рассмотрим основные шаги, которые помогут успешно внедрить эту систему.

Шаг 1. Определение целей и задач проекта

Первое, что нужно сделать, — понять, какие конкретные задачи должна решить система. Здесь важно ориентироваться на практические цели, а не на масштабные амбиции вроде «увеличения прибыли на 30% за год». Например, можно поставить цель сократить время согласования договоров между отделами с 10 до 3 рабочих дней или автоматизировать напоминания о звонках клиентам.

Когда собираются первичные задачи, часто выявляются дополнительные проблемы. Однако, чтобы избежать перегрузки проекта, рекомендуется расставить приоритеты и сосредоточиться на ключевых задачах. Это позволит внедрить систему постепенно, обеспечив её эффективное использование с самого начала.

Шаг 2. Анализ бизнес-процессов компании

Следующий этап — изучение текущих процессов в компании. Это включает взаимодействие между отделами, используемые инструменты (мессенджеры, сервисы) и временные затраты на каждую задачу. Полезно собрать обратную связь от сотрудников: их жалобы, предложения и наблюдения.

Например, если нужно ускорить согласование документов, стоит узнать, как это происходит сейчас. Часто выясняется, что нет автоматических уведомлений, обсуждения ведутся в личных переписках, а сроки рассмотрения не фиксируются. Такие проблемы фиксируются в документе, который позже предоставляется интегратору.

Шаг 3. Выбор интегратора

Выбор профессионального интегратора — ключевой момент. Компании важно убедиться, что подрядчик понимает её задачи и предлагает реалистичные решения.

Оцените интегратора по нескольким критериям:

• Опыт и компетенции. У команды проекта должны быть специалисты в разных областях: аналитики, разработчики, менеджеры.
• Репутация и кейсы. Обратите внимание на реализованные проекты, особенно те, где задачи схожи с вашими.
• Стоимость услуг. Сравните предложения нескольких компаний, но не делайте цену решающим фактором.

Дополнительно изучите портфолио компании и проведите встречу с менеджером, чтобы обсудить задачи и понять подход команды.

Этап пресейла (дополнительно)

Пресейл — это промежуточный этап, который есть не у всех интеграторов, но он может быть крайне полезным. В ходе этого этапа клиент знакомится с подходом команды, обсуждает задачи и получает предварительный план решения.

Особенности этапа:

• Менеджер фиксирует задачи клиента и передаёт их аналитику.
• Проводится общая встреча, на которой обсуждаются болевые точки и возможные решения.
• Итогом становится подробный план с указанием сроков, стоимости и этапов работ.

Пресейл помогает клиенту лучше понять интегратора и принять решение о сотрудничестве.

Эти шаги обеспечивают успешное внедрение Битрикс24, минимизируют риски и гарантируют, что система будет приносить пользу бизнесу с первых дней использования.

Этапы внедрения Битрикс24 после начала сотрудничества

Эффективное внедрение Битрикс24 требует структурированного подхода на каждом этапе. Рассмотрим шаги, которые следуют после выбора интегратора и начала работы над проектом.

Шаг 4. Анализ бизнес-процессов заказчика

После заключения договора интегратор проводит детальный аудит бизнес-процессов компании. Этот этап значительно углубляет знания о задачах и потребностях клиента, выявленных на начальных этапах.

Что включает аудит:

1. Сбор первичной информации у руководства или ответственных сотрудников (на основе данных, собранных ранее).
2. Проведение встреч, на которых интегратор уточняет детали. Нередко аналитики находят скрытые проблемы, замедляющие работу компании. Для глубокой оценки в обсуждения могут быть вовлечены представители разных отделов.
3. Формирование технического задания (ТЗ), где прописываются все требования и ожидаемые результаты.

ТЗ становится основным документом для дальнейшей работы. Оно подтверждает, что обе стороны одинаково понимают цели и видят конечный результат. Чем точнее сформулированы требования, тем выше вероятность успешного завершения проекта.

Шаг 5. Внедрение Битрикс24

На этом этапе команда интегратора приступает к реализации проекта в соответствии с ТЗ. От клиента требуется предоставить данные для настройки системы: доступы, шаблоны документов, списки сотрудников и т.д.

Основные работы:

• Настройка базового функционала портала и CRM.
• Интеграция с внешними сервисами (например, WhatsApp, ВКонтакте, почтовые клиенты, онлайн-кассы).
• Автоматизация задач и процессов.

Сроки выполнения зависят от объёма и сложности задач. Например, базовые настройки могут занять несколько недель, а разработка новой функциональности для сложных проектов — месяцы или даже годы.

Пример:

• Настройка CRM и интеграция телефонии для производителя пищевых ингредиентов заняла 2 месяца.
• Внедрение кастомных решений для крупной юридической компании продолжается уже более года из-за регулярного совершенствования их бизнес-процессов.

Шаг 6. Тестирование, обучение и гарантийная поддержка

После завершения работ проводится финальное тестирование системы, её настройка и стабилизация. Также необходимо обучить сотрудников заказчика работе в Битрикс24.

Ключевые действия:

• Подготовка обучающих материалов (инструкции, видео).
• Проведение обучающих сессий в онлайн- и офлайн-форматах.
• Организация поддержки в течение 1–2 недель после запуска системы.

Интегратор создает удобные каналы связи, например, чат в мессенджере, где сотрудники могут оперативно задавать вопросы и получать помощь. Такой подход снижает стресс, ускоряет адаптацию и повышает вовлечённость команды в использование новой системы.

Важно выбрать период минимальной загрузки сотрудников, чтобы переход прошёл максимально комфортно.

Дополнительный этап: Техническая поддержка

Не все компании заключают договор на техподдержку, но для длительных и сложных проектов она может стать необходимой.

Техническая поддержка включает:

• Решение неожиданных проблем в работе системы.
• Восстановление настроек, если они были случайно изменены.
• Разработка новых решений для задач, которые появляются в ходе работы.

Ошибки и баги — нормальная ситуация для любой платформы. Главное — оперативно устранить проблему и обеспечить стабильность работы системы.

Эти этапы помогают внедрить Битрикс24 эффективно, минимизируя риски и обеспечивая комфортный переход сотрудников к работе в новом корпоративном портале.