Инструменты автоматизации бизнеса

Зачем бизнесу нужна автоматизация?

Автоматизация — это шаг к оптимизации и повышению эффективности. Она позволяет организации сэкономить на рутинных операциях. Алгоритмы мгновенно обрабатывают повторяющиеся задачи, освобождая тем самым время команды на более значимую работу.

Рассмотрим простейший пример: заявку можно записать вручную в журнале и использовать калькулятор для расчета налогов, либо можно воспользоваться CRM и системами онлайн-бухгалтерии. Программы автоматически обрабатывают обращения клиентов, подтягивают данные по оплатам, осуществляют отправку писем и формируют отчеты для налоговой службы.

Суть автоматизации заключается в применении программного обеспечения, способного ускорить и упростить рутинные задачи. Например, на маркетплейсах менеджеры сталкиваются с большим количеством однотипных действий: звонки клиентам, контроль оплаты, проверка товаров на складе, распечатка наклеек и упаковка заказов. После внедрения автоматизации многие из этих операций значительно сокращаются — менеджеру останется только упаковать и отправить товар.

Различия автоматизации и цифровизации

Автоматизация не равна цифровизации. Цифровизация более глубокий и сложный процесс. Например, продажами в компании занимается менеджер, который ежедневно обзванивает клиентов и работает в Excel. Внедрение CRM позволяет управлять процессом нажатием кнопок, что облегчает работу менеджера — это автоматизация. Цифровизация же полностью исключает необходимость участия человека.

Какие процессы поддаются автоматизации?

Автоматизировать в компании можно практически любую операцию. Однако в первую очередь стоит обратить внимание на типовые процессы, такие как:

1. обработка сделок;
2. рассылки через СМС и email;
3. документооборот;
4. бухгалтерский и складской учёт;
5. проведение платежей.

Для малых компаний такие процессы проще автоматизировать с использованием готовых облачных решений. Более сложные операции, такие как управление производством, качеством продукции и персоналом, больше подходят для среднего и крупного бизнеса. Они требуют комплексных систем, команды разработчиков и значительных финансовых вложений.

Кому подходит автоматизация?

Автоматизация выгодна для бизнеса любого масштаба, однако не всем нужна сложная система. Важно определить, какие процессы целесообразно автоматизировать, и оценить временные затраты сотрудников на выполнение этих задач вручную.

Малый бизнес лучше начать с типовых решений, не инвестируя крупные суммы в индивидуальные разработки. Многие облачные программы предлагают пробные периоды или бесплатные тарифы с базовой функциональностью, что позволяет тестировать их эффективность для конкретных нужд.

Предположим, компания обрабатывает 10 заявок в день и затрачивает на это 3 часа. Но когда поток клиентов вырастает до 50 заявок, менеджеру уже не хватает времени. Решение — либо нанять нового сотрудника, либо автоматизировать процесс с помощью CRM-систем. Если количество заявок будет расти, стоит использовать оба подхода.

В крупных компаниях автоматизация применяется ко всем процессам, что требует создания единой системы. Это дорого, но в результате заметно повышает эффективность бизнеса. Для достижения такого уровня интеграции приходится разрабатывать индивидуальные проекты и анализировать все детали бизнес-модели. Без автоматизации крупному бизнесу сложно масштабироваться и оставаться конкурентоспособным.

Когда стоит отложить автоматизацию?

Вопреки распространенному мнению, автоматизация подходит не всем компаниям сразу. Есть ситуации, когда внедрение автоматизации лучше отложить:

• Когда бизнес только начинает свою деятельность и находится на стадии стартапа.
• Если компания работает исключительно с постоянными клиентами и не стремится к расширению базы.
• Когда ежемесячный оборот не превышает 1 млн рублей.
• Если текущие бизнес-процессы еще не устоялись и подвержены частым изменениям.
• Когда соотношение затрат на автоматизацию превышает ожидаемые финансовые выгоды от её внедрения.

Решения для автоматизации вашего бизнеса

Существует широкий спектр инструментов, которые могут значительно облегчить управление бизнесом и улучшить его рентабельность:

1. Роботы в CRM-системах, таких как Битрикс24. Они автоматизируют рутинные задачи, например, обновление клиентских данных или отправку уведомлений, освобождая время сотрудников для более важных задач.

1. RPA (Robotic Process Automation) — это подход, который позволяет избавиться от ручного выполнения однотипных операций, будь то заполнение форм или обработка информации.
2. Электронный документооборот с помощью сервисов вроде Диадок упрощает управление документацией, снижая вероятность ошибок и потерь.
3. Редакторы бизнес-процессов позволяют оптимизировать и автоматизировать внутренние процессы организаций, что способствует повышению эффективности работы.
4. Чат-боты обеспечивают автоматическое взаимодействие с клиентами, предоставляя информацию о продуктах или решая простые задачи.
5. Чат-боты на основе искусственного интеллекта идут дальше, анализируя речь и предоставляя персонализированные рекомендации.
6. Промышленная автоматизация внедряет роботы в производственные процессы, помогая с задачами сборки или контроля качества.
7. Интеграция различных систем, таких как 1С, CRM и IP-телефония, обеспечивает совместное использование данных и синхронизацию процессов.
8. Автоматизация маркетинга поможет эффективно управлять кампаниями, отправлять электронные письма и вести социальные сети.
9. Интеллектуальный анализ данных открывает двери для глубокого понимания рыночных тенденций и поддержки принимаемых решений.

Внедрение этих технологий может сократить срок выполнения задач и, как следствие, повысить прибыльность бизнеса.

Инструменты для роста и развития

Когда дело касается разработки программного обеспечения, DevOps инструменты помогут создавать его быстрее и эффективнее. Особое внимание требует выбор оптимальных решений для вашей IT-инфраструктуры.

В качестве примера можно упомянуть Docker — популярную платформу для контейнеризации ПО. Docker помогает решать проблему «работает только у меня на компьютере» путем создания изолированных контейнеров, что упрощает командную разработку и развертывание приложений на разных платформах. Переход на такие системы позволяет повысить слаженность работы и снизить вероятность ошибок в разработке.

Преимущества использования контейнеров

Контейнеры предоставляют все необходимое для запуска вашего приложения или его компонентов. В отличие от виртуальных машин, контейнеры позволяют обойтись без установки полной операционной системы. Вам нужно только поместить необходимые библиотеки в контейнер и выполнить минимальные настройки. Это гарантия того, что ваше программное обеспечение будет функционировать одинаково в любой среде разработки или развертывания.

Автоматизация частных и корпоративных процессов с Jenkins

Jenkins — это популярный инструмент с открытым исходным кодом, созданный на Java. Он оптимизирован для непрерывной доставки (continuous delivery) ваших проектов. Благодаря легкой интеграции с системами управления версиями, такими как GitHub или SVN, Jenkins ускоряет процесс доставки приложений. Каждый раз, когда вы изменяете код в центральном репозитории, Jenkins берет на себя сборку, тестирование и информирование о результатах. При помощи Jenkins мы можем легко создать как простые, так и сложные процессы непрерывной интеграции и доставки (CI/CD), управляемые в виде кода.

Управление инфраструктурой с Terraform

Terraform — это универсальный инструмент, не зависящий от облачных провайдеров. Он позволяет безопасно и эффективно создавать, изменять и поддерживать вашу инфраструктуру. Работая с языком HCL (Hashicorp Configuration Language), Terraform управляет инфраструктурой в любых виртуальных или облачных средах. Изучение Terraform займет всего несколько дней, но это дает возможность строить графики зависимостей всех компонентов вашей инфраструктуры и распараллеливать создание независимых ресурсов.

Конфигурационные решения для управления

Chef представляет собой систему для конфигурационного управления, которая организует программное управление инфраструктурой, ее окружениями и приложениями. Основная концепция Chef — «кулинарные книги» (cookbooks), используемые для описания конечного состояния инфраструктуры и настройки машин по заданным правилам. Chef-клиент может загружать и выполнять конфигурации с главного сервера Chef в зависимости от заданной роли сервера.

Puppet, в свою очередь, является инструментом конфигурационного управления, специально разработанным для управления версиями, автоматизации тестирования и непрерывной доставки. Конфигурационный код Puppet удобно хранить в отдельных модулях, написанных на языке Puppet DSL, позволяя не только определять инфраструктуру в коде, но и тестировать изменения до их вывода в производственную среду.

Продвинутая автоматизация с Ansible

Ansible позволяет автоматизировать множество задач, включая управление конфигурациями, запуск инфраструктур в облаке и контейнерную оркестрацию. Благодаря простому формату YAML для написания плейлистов («playbooks»), Ansible предлагает упрощенный подход к управлению конфигурациями, устраняя сложности совместимости между версиями серверов и агентов.

Создание виртуальных сред с Vagrant

Vagrant — отлично подходит для создания виртуальных машин в средах разработки. Поддерживая такие системы виртуализации, как VirtualBox и Hyper-V, Vagrant использует файл конфигурации Vagrantfile для установки всех необходимых параметров виртуальных машин. После их создания вы можете делиться машинами с другими разработчиками или интегрироваться с Puppet и Chef для более гибкого управления.
Эти инструменты и технологии играют ключевую роль в автоматизации бизнес-процессов, обеспечивая высокий уровень эффективности и надежности работы IT-инфраструктуры.