Как внедрить корпоративный портал и для чего он нужен?

Начало создания корпоративного портала

Процесс создания корпоративного портала начинается с инициативы, получившей поддержку руководства. Однако решение о внедрении портала не всегда основывается на действительно существующих потребностях бизнеса. Условно можно выделить три основные причины для его создания:

1. Желание создать портал, поскольку такие системы уже есть у партнеров и конкурентов.
2. Наличие уже существующего портала, который плохо функционирует и требует доработки.
3. Отсутствие портала, но наличие конкретных бизнес-задач, которые он может решить.

Цели второго и третьего типа значительно перспективнее: когда портал разрабатывается для улучшения бизнес-процессов и не является просто формальностью, шанс на его успешное использование значительно возрастает. Портал позволяет создать единую информационную и рабочую среду для сотрудников.

Определение функций и структура портала

Перед тем как приступать к разработке функционала, важно, чтобы была принята принципиальная концепция о создании портала. Это подразумевает ясное понимание его цели и будущих пользователей. На первом этапе стоит внедрить модули, необходимые для создания минимально жизнеспособного продукта (MVP). Это означает, что портал должен иметь основные функции, позволяющие сотрудникам сразу начать его использование для решения первоочередных задач. Позднее функционал можно расширять по мере необходимости.

Необходимые блоки на первоначальном этапе обычно включают:    

• Организационную структуру    
• Информацию о компании    
• Корпоративные новости    
• Справочник сотрудников    
• Документы и приложения    
• Заявки и self-сервисы

Выбор программного обеспечения

Выбор правильного программного обеспечения критичен для скорости внедрения и качества готового решения. Существует три основных варианта:

1. Типовое программное обеспечение — наиболее бюджетный вариант, предназначенный для решения определенного круга задач и не предполагающий масштабирования.
2. Настраиваемое программное обеспечение, которое адаптируется под потребности клиента. Оно обеспечивает набор базовых функций, и в дальнейшем его можно расширять и масштабировать.
3. Уникальное программное обеспечение, разработанное "с нуля" под специфические нужды клиента. Это наиболее долгосрочное и затратное решение.

Оптимальным выбором является настраиваемое решение с необходимыми модулями и возможностью доработки. Это позволяет быстро адаптировать систему под новые задачи, такие как обучение или оценка персонала, не теряя времени и средств на интеграции.

Рынок и выбор подрядчика

Рынок предлагает множество функциональных решений, но некоторые из них требуют серьезных инвестиций и времени на внедрение. Чтобы ускорить процесс, весь контент для портала нужно подготовить до его внедрения. Выбор подрядчика играет ключевую роль в успешности проекта. При оценке компаний важно обращать внимание на их реакцию на ваши запросы и сроки выполнения задач. Если компания затягивает с ответами или не укладывается в сроки на этапах переговоров, это может быть признаком возможных задержек и в будущем.

Первоначальный этап внедрения корпоративного портала

Для успешного старта работы с корпоративным порталом крайне важно быстро обеспечить сотрудникам доступ к системе, чтобы они могли испытать её на практике с самых первых дней. Портал должен быть удобным и простым в использовании, отражая потребности работников. Все полученные от сотрудников предложения и идеи следует тщательно анализировать, исключая нецелесообразный функционал.

Идеально, если основные подразделы и функции портала будут введены в эксплуатацию в течение двух-трёх месяцев, после чего система может быть доработана и расширена.

Пути улучшения функционала портала

Через полгода работы системы, когда уже накоплен определённый опыт использования и доступны необходимые данные, можно приступать к её улучшению. Перед выполнением доработок стоит ещё раз пересмотреть запросы от пользователей, чтобы убедиться в актуальности и важности необходимых изменений.

Пять шагов к успешному корпоративному порталу

1. Сформируйте команду проекта, мотивированную на создание удобного инструмента как для сотрудников, так и для руководителей.
2. Проведите исследование потребностей сотрудников. Понять, что нужно пользователям, — это первый шаг. Не всегда возможно внедрить всё сразу, поэтому начните с наиболее приоритетных запросов.
3. Разработайте подробный технический план, где будут описаны все требования к системе — её функционал, безопасность, дизайн, а также сроки внедрения. Этот этап обязателен, даже если вы планируете использовать готовое решение, так как в будущем может возникнуть необходимость в доработках.
4. Привлеките сотрудников к знакомству с новым инструментом на этапе тестирования. Используйте небольшие группы для испытаний и донесите до всех, почему централизованная платформа выгодна.
5. Не откатывайтесь назад. Перемены всегда сложны, и переход от разрозненных сервисов к единому порталу может казаться неудобным. Но в долгосрочной перспективе этот шаг оценят все.

Выбор между готовым решением и индивидуальной разработкой

Готовый продукт подойдёт малым и средним бизнесам, обеспечивая быстрое внедрение и минимизируя издержки на поддержку. Он включает базовый набор функций и требует лишь внешней техподдержки.

Доработка существующего решения может быть полезной, если текущий функционал не покрывает все потребности. Это позволяет добавить специфические интеграции, такие как ERP или HRM-системы.

Индивидуальная разработка "с нуля" подходит тем компаниям, которые готовы инвестировать время и ресурсы в уникальное решение, точно соответствующее их бизнес-процессам. Несмотря на то, что это займёт больше времени, компании получают систему, полностью настроенную под их нужды.

Основные цели использования корпоративного портала

Задача 1: Объединение сотрудников из всех офисов и филиалов.

Инструменты: Внутренний мессенджер, блог компании, корпоративная социальная сеть.
Результат: Вся внутренняя переписка и коммуникации происходят на единой платформе, что экономит время и упрощает взаимодействие.

Задача 2: Повышение лояльности и мотивации.

Инструменты: Корпоративный блог, магазин подарков, система рейтингов.
Результат: Портал становится площадкой для новостей, поиска единомышленников и дележа успехами, что усиливает вовлечение сотрудников в жизнь компании.

Задача 3: Создание благоприятной среды для онбординга новых сотрудников.

Инструменты: База знаний, WIKI, онлайн-тестирование.
Результат: На портале собрана вся информация для быстрого погружения вновь нанятых специалистов, включая инструкции и обучающие материалы.

Задача 4: Оптимизация кадровых процессов.

Инструменты: Электронный КЭДО, личный кабинет сотрудника.
Результат: Система позволяет быстро и безбумажно взаимодействовать с кадровыми службами, управлять отпусками, отгулами и другой документацией.

Облегчение задач HR-отдела с помощью кадрового ЭДО

Современные компании все чаще обращаются к кадровому электронному документообороту (ЭДО), чтобы уменьшить объем работы HR-отдела. Это позволяет автоматизировать многие процессы, что освобождает сотрудников от рутины. ЭДО делает действие с документами более быстрым и менее затратным.

Эффективное управление проектами и укрепление сотрудничества

Цель организации управления проектами и совместной работы заключается в оптимизации рабочих процессов. С помощью таких инструментов, как календарь, онлайн-редактирование документов и agile-доски, можно организовать работу так, чтобы весь цикл выполнения задач проходил в едином интерфейсе. Это исключает необходимость постоянного переключения между разными программами. Например, сотрудники могут запланировать собрание, создать и редактировать отчет совместно и отслеживать выполнение задач на корпоративной платформе.

Трехуровневый подход к внедрению портала

Внедрение корпоративного портала предполагает работу на трех уровнях: техническом, технологическом и организационном.

На техническом уровне происходит установка и настройка серверного ПО и интеграция системы в существующую ИТ-инфраструктуру компании. Здесь могут возникнуть сложности с совместимостью и настройками уже действующих систем. Для успешной интеграции критично обеспечить соответствие всех элементов инфраструктуры необходимым требованиям.

На технологическом уровне ведется работа по формализации задач и требований бизнеса. Основные функциональные требования выявляются путем опроса ключевых пользователей и формализации их потребностей. Это позволяет создавать сценарии работы и формировать детальные спецификации для дальнейшей настройки портала, что помогает решить бизнес-задачи компании.

На организационном уровне важно, чтобы портал стал неотъемлемой частью рабочего процесса. Это достигается с помощью создания регламентов и обучения сотрудников. Обучение затрагивает разные уровни персонала — от топ-менеджеров до линейных работников, что помогает эффективно интегрировать портал в повседневную деятельность компании.

Риски и вызовы на этапе внедрения

Этап внедрения часто сопровождается рядом потенциальных рисков, среди которых:

• Интеграция программного обеспечения: Совместимость с офисными приложениями может быть решена легко, однако интеграция специализированных программ может потребовать больше усилий.
• Перенос данных: Переход с ранее использованных решений в новую систему также требует внимания.
• Организация бизнес-процессов: Внедрение может требовать изменения существующих рабочих процессов, что тоже несет значительные затраты.
• Создание и поддержание контента: Сам контент требует программирования, поскольку сотрудники редко создают производственные материалы без стимулов.
• Обучение сотрудников: Понимание и принятие системы сотрудниками требует времени и ресурсов.
• Доработка функционала: Трудно заранее предсказать все доработки, которые могут понадобиться, особенно если в платформу добавляются новые возможности после внедрения.