В современном мире большинство организаций предпочитают использовать гибридную или полностью удаленную модель работы. Это открывает перед руководителями новые горизонты и задачи: необходимо эффективное взаимодействие между разными офисами, надежное управление документацией и контроль работы сотрудников вне офиса.
Корпоративный интранет-портал становится незаменимым инструментом, который способствует улучшению коммуникации и автоматизации процессов.

Суть корпоративного интранет-портала

Корпоративный интранет-портал представляет собой интегрированную информационную платформу для сотрудников компании. Внешне он напоминает сайт, на котором размещены чаты, объявления, планировщики, нормативные документы и схемы бизнес-процессов. Этот портал помогает компаниям поддерживать эффективные контакты с каждым сотрудником, вне зависимости от его места нахождения. Пользователи интранет-системы в курсе всех текущих задач и изменений, имеют доступ к внутренним сервисам компании и могут оперативно связываться с коллегами. Новые сотрудники могут быстро адаптироваться благодаря порталу, выступающему в роли путеводителя по компании и ее процессам.

Отличия корпоративного портала от сайта компании

Компания создает сайт как визитную карточку, предоставляющую открытый доступ к информации о продуктах, услугах и новостях для внешней аудитории: клиентов, потенциальных партнеров и конкурентов. Этот сайт легко найти в поисковых системах и открыть без авторизации. Все, что на нем представлено, подлежит публичному оглашению.

Корпоративный портал, напротив, предназначен для внутреннего использования. Здесь хранятся персональные данные, бизнес-планы, протоколы и отчеты, которые необходимо защищать от посторонних. Доступ к порталу обеспечивается через логин и пароль, и посторонние не смогут попасть в систему. Более того, портал интегрирован с внутренними системами компании, что позволяет сосредоточиться на совместной работе, планировании задач, корпоративном обучении и управлении документами.

Основные задачи корпоративных сайтов

Современные компании используют корпоративные сайты для выполнения различных задач:      

1. Формирование положительного имиджа компании: наличие собственного сайта помогает организации транслировать её ценности и формировать доверие клиентов       
2. Привлечение новых партнеров и клиентов: сайт должен содержать уникальные торговые предложения и преимущества, которые ценны для целевой аудитории
3. Реализация продукции и услуг: корпоративный сайт может служить отличной платформой для продвижения и продажи товаров и услуг       
4. Привлечение новых сотрудников: актуальные вакансии на сайте помогут в поиске и привлечении подходящих специалистов

Хорошо разработанный веб-сайт позволяет компании не только делиться информацией, но и продвигать свой бренд и продукты на рынке.

Оптимизация затрат на подбор персонала

Благодаря продуманной стратегии подбора кадров, компании могут значительно сэкономить, минимизируя вложения в услуги рекрутинговых агентств. Размещая вакансии и информацию о фирме на корпоративном сайте, можно оперативно находить сотрудников из целевой аудитории.
Крайне важно, чтобы соискатели могли легко ознакомиться с ключевыми данными о компании и особенностями работы в ней.

Как эффективно донести информацию о компании

Основной целью корпоративного сайта является предоставление клиентам и партнерам исчерпывающей информации об организации. Сайт должен включать в себя различные разделы, в которых систематизированы данные об учреждении, чтобы пользователи могли быстро найти нужную информацию.

Чтобы сайт оказался максимально полезным, рекомендуется создавать такие разделы:      

• новости компании      
• история создания       
• команда специалистов и руководящий состав      
• товары и услуги с подробными описаниями       
• информация для партнеров фирмы       
• ответы на популярные вопросы клиентов

Для владельцев бизнеса важно обеспечить пользователей доступом ко всей необходимой информации и уметь вовремя ответить на их запросы.

Техническое задание для создания сайта

Создание корпоративного сайта, который соответствует требованиям заказчика, требует составления тщательного технического задания. Оно должно содержать несколько важных аспектов.

Определение целевой аудитории

На первой стадии разработки специалисты должны изучить, кто будет посещать сайт: клиенты или партнеры.
Цель специалистов — понять, какую информацию нужно предоставить пользователям и в каком формате она будет востребована.

Анализ конкурентов

Изучение рынка и конкурентов помогает выделить как плюсы, так и минусы других проектов. Это позволяет увидеть, что именно ищет целевая аудитория и как эффективнее подавать ей информацию. Избежать допущенных конкурентами ошибок — важная задача.

Выбор типа корпоративного сайта

Перед заказом сайта важно определить его задачи и вид. Тип сайта зависит от стратегии компании: для создания имиджа подойдут стандартные корпоративные сайты, а для продаж — лендинги. Интернет-магазин окажется более эффективным для компаний, которые планируют активно продавать свои товары и услуги онлайн.

Бюджетирование

Оценка бюджета на разработку и промоушен проекта должна быть выполнена заранее. Если выбранный вариант оказывается затратным, разумно изменить концепцию, например, разработать небольшой сайт-визитку или лендинг.

Создание структуры сайта

Структурирование сайта подразумевает создание удобного меню, категорий и страниц.
Информация должна быть доступной и легко находящейся, чтобы пользователи смогли быстро получить необходимые данные о компании и её услугах.

Сбор семантического ядра

Для любой темы сайта важны оптимизация и seo-продвижение. Правильный подбор ключевых запросов способствует эффективному продвижению каждого раздела.

Какие функции предлагает корпоративный портал

Корпоративный портал является многофункциональной платформой. На примере Битрикс24 можно увидеть, что он позволяет работать с документами, управлять ими и использовать совместное редактирование. Это значит, что обновления инструкций и других документов могут быть проведены командой без постоянной отправки файлов друг другу.

Функции корпоративного календаря

В корпоративном календаре отображаются все предстоящие события, такие как запланированные встречи, мероприятия и приближающиеся дедлайны. Это полезный инструмент, который автоматически напоминает сотрудникам о всех важных событиях и шагах.
Календарь обеспечивает организацию труда, позволяя сотрудникам и руководителям эффективно распределять своё время и ресурсы.

Автоматизация бизнес-процессов

Для рутинных и повторяющихся задач внедрены электронные формы, которые избавляют сотрудников от необходимости обращаться по каждому поводу лично. Теперь, чтобы выбрать даты отпуска или получить мнение по текущей задаче, достаточно заполнить электронную форму.
Заявки направляются нужным людям автоматически и согласуются напрямую в системе, что значительно сокращает количество ручных операций и упрощает рабочие процессы.

Специфика информационных страниц

Каждый сотрудник имеет персональную страницу, где содержатся данные о его позиции в компании, отделе, успехах и увлечениях, а также контактная информация. В основной ленте компании можно всегда увидеть актуальные новости, такие как изменения в структуре компании или появление новых сотрудников. Эти страницы помогают сохранить общую осведомленность коллектива и усиливают командный дух.

Организационная структура и коммуникация

Один из ключевых разделов портала посвящен структурной схеме компании. Здесь можно найти информацию о всех подразделениях компании и контакты их руководителей, что делает взаимодействие более прозрачным и доступным.

Управление и контроль задач

Для успешного планирования и выполнения задач используйте встроенный менеджер задач. Это приложение позволяет создавать и назначать задачи, следить за сроками и обсуждать их выполнение. О том, как эффективно распределять задачи среди подчинённых, можно подробнее узнать в специализированных статьях.

Отслеживание рабочего времени и мобильное взаимодействие

Сотрудники отмечают своё присутствие, отпуска и больничные, используя систему мониторинга. Это помогает руководителям управлять распределением нагрузки и оперативно связываться с сотрудниками, доступными в конкретный момент.
Использование мобильных приложений позволяет входить в систему с любого устройства, получая доступ к календарю и задачам на ходу.

• Современные корпоративные мессенджеры позволяют не только вести переписку, но и создавать групповые чаты для отдельных проектов
• С помощью таких мессенджеров можно прямо из чатов назначать задачи и планировать встречи
• Дополнительно они позволяют устраивать защищенные видеозвонки и конференции.

Как грамотно внедрить интранет в работу компании

Понимание ключевых этапов установки и работы с интранет-порталом лежит в основе успешного внедрения. Чтобы получить полное представление, рекомендуется ознакомиться с гидом по внедрению CRM-систем. Однако можно выделить несколько ключевых этапов:

• Соберите обратную связь от разных отделов о том, как новый портал может облегчить их работу      
• Обсудите проект с руководителями, позволяя им понять необходимость перемен и выгоды от их реализации
• Обеспечьте поддержку на уровне энтузиастов, которые будут продвигать внедрение ПО среди коллег       
• Начинайте с базовых возможностей, таких как календарь и таск-менеджер, и постепенно добавляйте новые функции       
• На постоянной основе оценивайте эффективность инструментов и собирайте фидбэк для их улучшения

Необходимость корпоративного портала: когда это требуется

Молодые стартапы с небольшими командами могут ещё не нуждаться в полномасштабной установке интранет-портала. Однако, если компания расширяется и сталкивается с необходимостью оптимизации своих процессов, портал становится важным элементом для повышения прозрачности и оперативности.
Это особенно актуально для компаний с удалённой работой или несколькими офисами.

Три ситуации, когда вам потребуется корпоративный портал:

1. Если организация состоит из множества подразделений
2. Если офисов больше, чем один
3. Если в компании есть удалённые сотрудники.

При наличии хотя бы одного из этих факторов, интранет-портал станет отличным решением для налаживания внутренней коммуникации и создания полноценного онлайн-офиса.