Средства автоматизации процессов: обзор и применение

Преимущества автоматизации бизнес-процессов

Автоматизация бизнеса предоставляет компании значительные преимущества, начиная с экономии ресурсов и заканчивая улучшением результатов ее работы. Она не только укрепляет позиции компании по сравнению с конкурентами, но и повышает качество обслуживания клиентов, минимизируя ошибки, связанные с человеческим фактором. В нынешней статье мы подробно рассмотрим, что включает в себя автоматизация бизнес-процессов, какие задачи она решает и когда становится необходимой.

Суть и цель автоматизации бизнес-процессов

Автоматизация бизнес-процессов представляет собой внедрение новейших технологий и программного обеспечения для повышения эффективности сотрудников и улучшения качества работы компании. Иными словами, это применение специализированных программ для улучшения деятельности компании. С помощью автоматизации задачи, ранее выполняемые вручную, передаются программам, что освобождает время сотрудников для более приоритетных задач. Кроме того, автоматизация ускоряет коммуникации между сотрудниками и отделами за счет централизованного хранения данных и обеспечивает точность предоставляемой информации, так как отчеты и расчеты выполняются программными средствами. Использование автоматизации в маркетинге улучшает результаты рекламных кампаний и клиентский опыт с помощью программ, которые собирают лиды и их данные для автоматической отправки рассылок, сегментации аудитории и решения прочих задач.

Почему автоматизация выгодна для бизнеса

Автоматизация бизнес-процессов приносит множество преимуществ, которые стоит рассмотреть подробнее:

Экономия времени

Программное обеспечение берет на себя выполнение рутинных задач, которые ранее выполнялись вручную. Это освобождает сотрудников для работы над более важными делами, такими как бизнес-переговоры.

Повышение качества товара и услуг

Автоматизация стандартизирует процессы и уменьшает риск ошибок из-за человеческого фактора. Она также позволяет контролировать качество услуг на всех этапах. Аналитические инструменты выявляют проблемы и тенденции, помогая руководству принимать обоснованные решения.

Быстрая адаптация к изменениям

Программы быстро обрабатывают информацию и предоставляют точные результаты, что позволяет оперативно реагировать на изменения и прогнозировать их последствия. Таким образом, автоматизация содействует гибкой адаптации бизнеса к новым реалиям.

Снижение затрат

Применение программного обеспечения сокращает расходы на управление складом, бухгалтерию и обработку данных, что, в свою очередь, способствует увеличению прибыли.         

• Автоматизация помогает оптимизировать воронку продаж       
• Специализированное ПО генерирует персонализированные предложения для клиентов         
• Сервисы отслеживают продажные процессы и предоставляют аналитику лидов и этапов воронки

Какие бизнес-процессы поддаются автоматизации

Автоматизировать возможно практически любые бизнес-процессы, но сложные решения подходят не всегда. Сначала важно выяснить, какие конкретно процессы требуют соответствующего программного обеспечения. Важно также оценить, сколько времени сотрудники тратят на выполнение задач вручную. Эти данные помогут понять целесообразность автоматизации бизнес-процессов. Отметим, что характеристики автоматизации варьируются в зависимости от масштаба бизнеса.

Обеспечение прозрачности бизнес-процессов осуществляется за счет технических решений, которые позволяют:         

1. Отслеживать выполнение процессов в реальном времени         
2. Контролировать поведение покупателей в воронке продаж      
3. Анализировать и оценивать результаты рекламных кампаний   
4. Получать оперативные данные о работе компании        
5. Контролировать достижение ключевых показателей сотрудниками

Готовые решения для автоматизации малого бизнеса

Малый бизнес может значительно упростить свои процессы, используя готовые технологические решения вместо создания программного обеспечения с нуля. Большинство программных продуктов предлагают пробные версии с основными функциями, которые помогают понять, соответствует ли ПО требованиям компании. Такой подход экономит время и средства, позволяя малому бизнесу сразу приступить к работе с уже проверенными решениями и постепенно адаптировать их под свои нужды, если в этом возникнет необходимость.

Индивидуальная автоматизация для крупных компаний

Крупные компании, в отличие от малого бизнеса, обычно стремятся к комплексной автоматизации всех своих процессов. Хотя это может требовать значительных вложений, она позволяет интегрировать системы и существенно повышает эффективность работы предприятия. Каждая автоматизация здесь разрабатывается специально под компанию, учитывая ее уникальные особенности. В результате компании получают возможность беспрепятственно расширяться и улучшать отношения с клиентами.

Когда автоматизация может быть излишней

Есть ситуации, в которых автоматизация не всегда оправдана:        

1. Компания только начинает свою деятельность         
2. Работа ведется только с постоянными клиентами без намерений расширения базы         
3. Ежемесячный оборот бизнеса не превышает 1 млн рублей         
4. Бизнес-процессы компании все еще подвержены изменениям и не стабилизированы         
5. Предполагаемые затраты на внедрение автоматики превышают ожидаемую выгоду

В подобных случаях рекомендуется обратиться к специалистам, чтобы оценить целесообразность внедрения автоматизации.

Какие бизнес-процессы лучше всего автоматизировать

Выбор процессов для автоматизации зависит от типа бизнеса и его нужд. Наиболее подходящими для автоматизации являются:        

• Процессы, которые требуют участия нескольких отделов или сотрудников        
• Рутинные, повторяющиеся задачи, такие как отгрузка товара или выставление счетов         
• Действия с четкими временными рамками, например, доставка товаров или звонки клиентам         
• Операции, которые зависят от аналитических данных для принятия решений.

Внедрять автоматизацию наиболее просто на стандартных операциях, таких как управление продажами, электронная рассылка или документооборот. Для этих процессов уже существуют готовые решения. Более сложные процессы, например, управление производством или человеческими ресурсами, требуют более индивидуального подхода и чаще применяются в крупных компаниях.

Системы для автоматизации бизнеса

Различные системы помогают автоматизировать бизнес от малого до крупного масштаба. Среди популярных решений:

CRM-системы

CRM-системы облегчают управление отношениями с клиентами, создавая электронные карточки, прикрепляя к ним менеджеров и устанавливая сроки задач. Благодаря CRM компании могут точно отслеживать взаимодействия с клиентами и эффективно распределять задачи между сотрудниками. Такие системы предлагаются с разнообразными функциями: от напоминаний о незавершенных делах до автоматической рассылки уведомлений клиентам о состоянии их заказов.

HRM-системы

Системы управления человеческими ресурсами, или HRM, оказывают поддержку в управлении большими штатами сотрудников, начиная с 50 человек. Они автоматизируют кадровые процессы, такие как учет рабочего времени, управление персоналом и оценка эффективности, создавая более прозрачные и эффективные структуры.

Роль HRM-систем в управлении персоналом

Системы управления человеческими ресурсами, или HRM, значительно упростили процессы расчета заработной платы и ведения кадровой документации. С их помощью исключаются ошибки, часто возникающие при ручной обработке данных. Кроме того, HRM-инструменты позволяют эффективно управлять базами данных соискателей и сотрудников, вести учет вакансий, отпусков и больничных. Они также обеспечивают своевременный контроль за медицинскими осмотрами и инструктажами по охране труда, чтобы сотрудники всегда были в курсе последних требований и рекомендаций.

Функции и преимущества ERP-систем

ERP-системы представляют собой мощные платформы, которые объединяют в себе различные инструменты автоматизации, такие как CRM, HRM и ECM. Эти системы предназначены для улучшения работы средних и крупных предприятий. Для того чтобы обеспечить максимальную эффективность, компании могут выбрать только те модули ERP, которые соответствуют их специфическим нуждам, например, модули для бухгалтерского учета или управления заказами с сайта. Основные функции ERP-систем включают управление производственными процессами, затратами, продажами, финансами и бюджетами. ERP также помогает в анализе и мониторинге показателей, управлении запасами и интеграции с другими автоматизированными системами.

Использование чат-ботов в бизнесе

Чат-боты становятся все более востребованными, как для внутренних нужд компании, так и для улучшения взаимодействия с клиентами. В зависимости от возможностей, которые предоставляет конкретный чат-бот, он может:         

• Отвечать на вопросы клиентов, заменяя операторов       
• Взаимодействовать с покупателями для улучшения их пользовательского опыта         
• Обрабатывать клиентские заявки с минимальным вмешательством человека         
• Помогать в подборе персонала, облегчая процесс рекрутинга         
• Автоматически отправлять запросы между подразделениями         
• Оповещать сотрудников о предстоящих корпоративах и других мероприятиях         
• Интегрироваться с различными системами для повышения эффективности

Чат-боты могут значительно улучшить качество обслуживания клиентов, освобождая сотрудников от выполнения рутинных задач.

Возможности искусственного интеллекта в бизнесе

Современные приложения на базе искусственного интеллекта (ИИ) уже активно используются для оптимизации бизнес-процессов. Они помогают компаниям сократить издержки и эффективно применять аналитические данные. ИИ оказывает поддержку в различных областях бизнеса: от производства и торговли до строительства и сельского хозяйства. Например, ИИ помогает:         

1. Повышать качество обслуживания клиентов за счет автоматизации взаимодействий и предоставления персонализированных предложений         
2. Увеличивать продуктивность сотрудников, освобождая их от рутинных задач, таких как ввод данных         
3. Принимать обоснованные управленческие решения, анализируя и интерпретируя большие объемы данных         
4. Прогнозировать потребности рынка и предвидеть спрос на товары и услуги       
5. Предупреждать производственные простои, прогнозируя поломки и неисправности оборудования

Критерии оценки эффективности автоматизации

Определить точные результаты автоматизации бывает непросто, так как каждая компания использует свои собственные ключевые индикаторы и метрики. Для наилучшего анализа изменений рекомендуется устанавливать целевые показатели до внедрения программного обеспечения. В среднем, окупаемость автоматизированных решений занимает от одного до трех лет, в зависимости от их стоимости, масштабов компании и целей внедрения. Компании необходимо заранее определить, какие результаты она хочет получить от автоматизации. К примеру, показатели эффективности автоматизации в малом и среднем бизнесе могут включать:       

• Уменьшение времени на выполнение рутинных задач         
• Сокращение длительности сделок и процессов продаж         
• Увеличение показателей KPI — если они не соответствуют ожиданиям, стоит модернизировать использование системы управления    
• Снижение количества жалоб и обращений в службу поддержки вызванных ошибками в клиентских взаимодействиях

Эффективность автоматизации также можно измерять, сравнивая затраты на нее с оборотом предприятия, выручкой и чистой прибылью.