Управление бизнесом с помощью автоматизации

Понимание автоматизации бизнес-процессов

Автоматизация представляет собой частичное или полное осуществление рабочих задач с помощью различных программных решений. Такой подход позволяет сотрудникам сосредоточиться на более значимых задачах, без лишних перегрузок, что ведет к увеличению производительности и снижению уровня выгорания.

Цели и задачи автоматизации в бизнесе

Основная цель внедрения автоматизации — это передача повторяющихся циклов работы программам. Современные системы позволяют создать эффективную бизнес-среду, даже для команды, работающей удаленно. Автоматизация способствует обнаружению слабых мест в работе отдельных сотрудников, подразделений или всей компании, обеспечивая возможности для их эффективного решения.

Задачи автоматизации бизнеса включают:

• увеличение эффективности учета, контроля и прочих операций компании;
• упрощение документооборота между сотрудниками и партнерами;
• освобождение персонала от рутинных задач;
• безопасное хранение данных и возможность формировать отчеты за любой период;
• повышение качества обслуживания клиентов.

Кому необходима автоматизация бизнеса?

Любая компания может быть подвергнута автоматизации, вне зависимости от своего размера и специфики. У каждой организации есть собственные цели и планы, но выгода от автоматизации остается неизменной:

Экономические выгоды. После первоначальных инвестиций в программное обеспечение, компания начинает экономить как время, так и ресурсы, при этом увеличивая общий оборот и прибыль. Программное обеспечение также позволяет ускорить выполнение одинаковых задач, минимизируя влияние человеческого фактора и риск ошибок.

Организация и упрощение процессов. Программные инструменты обеспечивают положительные изменения для бизнеса. Сотрудник может тратить время впустую, выполняя одинаковые задачи, которые программа способна завершить за считанные минуты, четко распределяя задачи и устраняя возможные недопонимания.

Эффективность автоматизации: как её измерить?

Основной показатель успешности автоматизации — возврат инвестиций в течение года. Однако для оценки следует учитывать:

• сокращение времени на выполнение задач;
• уменьшение продолжительности цикла сделки;
• повышение производительности труда сотрудников;
• снижение количества обращений в службу поддержки;
• уменьшение общих затрат компании;
• снижение стоимости как бизнес-процессов, так и трудовых затрат на их исполнение.

Как интегрировать автоматизацию в бизнес-процессы?

1. Определение процессов для автоматизации. Нацеленность на улучшение взаимодействия с клиентами или оптимизацию затрат в приоритете при выборе процессов для автоматизации.
2. Оптимизация процессов. Сначала минимизируйте затраты времени на процессы до того, как внедрять новые решения. Не все задачи стоит автоматизировать, зачастую, простая оптимизация может дать больший эффект.
3. Выбор программ и сервисов. Исследуйте решения, доступные на рынке, проверяйте функциональность через бесплатные тестовые периоды, чтобы удостовериться в их эффективности прежде, чем инвестировать.
4. Внедрение. Если речь идет о специфических внутренних процессах, включите свою команду в процесс автоматизации. Типичные задачи могут быть отданы на аутсорсинг.

Зачем бизнесу автоматизация?

Автоматизация необходима для:

• Экономии времени. Автоматические процессы выполняются заранее определенным образом.
• Улучшения качества предоставляемых услуг и удовлетворенности клиентов.  
• Максимального использования ресурсов и достижении высоких результатов.

Преимущества однократной настройки автоматизации

После первоначальной настройки автоматизированной системы вам больше не придется тратить драгоценное время на рутинные задачи. Это позволит сфокусироваться на более важных делах и улучшить общую эффективность компании.

Оптимизация затрат

Автономное выполнение операций ведет к уменьшению необходимости в ручном труде, что, в свою очередь, сокращает затраты на оплату труда. Хотя введение автоматизации может потребовать первоначальных финансовых вложений, в перспективе она оказывается очень выгодной инвестицией.

Рост прибыли

Правильно настроенные автоматизированные процессы способствуют улучшению качества выполнения задач. Например, если сделать процесс заказа на сайте более удобным, это снизит отток клиентов и, соответственно, повысит доход. Наоборот, плохо организованный процесс может привести к дополнительным расходам на привлечение и удержание пользователей.

Налаживание отношений с клиентами

Автоматизация освобождает ресурсы бизнеса для создания высококачественного контента, который можно доставлять в нужное время благодаря автоматическим инструментам. Это означает возможность публиковать статьи, посты в социальных сетях и рассылать электронные письма в оптимальное для аудитории время. Чем больше персонализирован контент, тем легче установить доверительные отношения с клиентской базой.

Потенциал автоматизации бизнес-процессов

Наилучшими кандидатами для автоматизации становятся:  

• крупные процессы, задействующие несколько сотрудников или отделов;  
• повторяющиеся задачи, такие как отгрузка товаров или выставление счетов;  
• процессы со строгими сроками, например, доставка товаров клиентам;  
• ежедневные рутинные операции, занимающие много времени и не требующие сложных решений;  
• процессы, предполагающие принятие решений на основе данных.

Автоматизация может быть применена почти ко всем процессам, но особенно эффективна для стандартных действий:

• управление продажами;
• отправка сообщений по электронной почте и SMS;
• ведение документооборота;
• осуществление платежей;
• учет на складе и в бухгалтерии.

Возможности автоматизации для различных типов бизнеса

Автоматизация подходит для любого бизнеса, но не всегда требует значительных усилий. Сначала следует определить, какие процессы нуждаются в автоматизации и какова текущая временная нагрузка на сотрудников. В результате можно будет оценить, насколько целесообразно внедрение автоматизации.

Для малого бизнеса существуют готовые решения с базовыми функциями, позволяющие проверить, подходят ли они для конкретного случая. Крупные корпорации стремятся автоматизировать все аспекты деятельности для создания единой системы, хотя это может потребовать значительных инвестиций. Использование специального ПО позволяет крупным компаниям расширяться более эффективно.

Ключевые этапы внедрения автоматизации

Чтобы автоматизация принесла реальную пользу, необходимо:

1. провести детальный анализ текущих бизнес-процессов и роли каждого сотрудника, выявить проблемные зоны и разработать план их устранения;
2. сформулировать задачи, которые будет решать ПО, чтобы создать техническое задание для поиска подходящего решения;
3. подготовить инфраструктуру и сотрудников к нововведениям, организовать тестовый период и при необходимости обучить персонал;
4. проверить работоспособность системы при участии разработчиков, чтобы оперативно устранить возможные недоработки;
5. полностью внедрить новую систему в рабочий процесс.

Как выбрать подходящее ПО для автоматизации

Когда анализ проведен и техническое задание составлено, можно приступать к выбору программного обеспечения, которое лучше всего отвечает потребностям вашего бизнеса.

Важные аспекты при выборе автоматизации

Прежде чем выбрать программу для автоматизации, важно учитывать несколько ключевых факторов. Особое внимание следует уделять возможности персонализации программы под конкретные нужды вашей компании. **Пользовательский интерфейс должен быть простым и интуитивно понятным**, а функционал — отвечать всем бизнес-задачам. Не менее важно обеспечить совместимость программного обеспечения с уже используемыми системами и сервисами, а также наличием качественной и оперативной технической поддержки.

Основные типы систем для автоматизации

Сегодня существует множество решений для автоматизации бизнес-процессов. Рассмотрим несколько наиболее популярных вариантов.

Электронные таблицы

Электронные таблицы представляют собой доступные и простые инструменты для тех, кто только начинает автоматизировать свои процессы. С их помощью можно осуществлять расчеты и формировать отчеты, используя формулы и макросы. Эти средства подойдут для автоматизации простого документооборота, однако для средних и крупных компаний лучше использовать более мощные системы.

Системы управления проектами

Использование систем управления проектами значительно облегчает контроль за процессами. Они позволяют устанавливать дедлайны, назначать ответственных за выполнение задач и вносить изменения в технические задания. Такое ПО фиксирует каждое действие и упрощает достижение целей, сводя к минимуму необходимость корректировок и дополнительных вопросов.

Системы отслеживания рабочего времени и персонала

Эти системы особенно полезны для управления удаленными командами, но также могут быть эффективно внедрены в офисные процессы. Программы фиксируют начало и окончание рабочего времени, а также перерывы и действия на компьютере в режиме реального времени или записи, обеспечивая прозрачность работы каждого сотрудника.

Системы управления контентом (CMS)

CMS-системы позволяют нескольким пользователям одновременно просматривать, редактировать и комментировать один и тот же проект. Такие программы разрабатываются на основе скриптов и подходят для создания типовых сайтов из блоков, таким образом действуя как конструктор. Предприятия часто обращаются к CMS для разработки лендингов и интернет-магазинов.

Системы управления предприятием (ERP)

ERP-системы объединяют все аспекты бизнеса в единый процесс с общей целью и планом. Автоматизация здесь может охватывать все — от производства до бухгалтерии. Главной особенностью данных систем является модульный подход, который позволяет внедрять их поэтапно: можно начать с контроля качества, затем добавить производственные процессы и только после этого интегрировать документооборот.

Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM)

CRM-системы автоматизируют взаимодействие с клиентами и значительно улучшают качество обслуживания. Это незаменимый инструмент для менеджеров по продажам, стремящихся не только эффективно общаться с клиентами, но и проводить анализ маркетинга, оптимизируя работу над проектами.

Распространенные ошибки и риски при автоматизации

На пути к автоматизации компаний часто возникают препятствия, которые можно классифицировать по нескольким главным ошибкам:

• Отсутствие четкого плана. Если алгоритм действий заранее не разработан, оптимизация становится неуправляемой и непредсказуемой.
• Неопределенность конечных целей. Сформулируйте ясное представление о том, что вы хотите получить в результате автоматизации.
• Ограниченные ресурсы. Внимательно оценивайте бюджет и временные затраты до начала автоматизации.
• Недостаток общения с коллективом. Сотрудникам важно понимать, какие выгоды несут программные изменения, и почему внедрение необходимо.
• Непонимание истинных проблем бизнеса. Автоматизация не панацея; она должна улучшать уже налаженные процессы, а не заменять их.
• Отсутствие метрик эффективности. Четко укажите задачи, которые автоматизация должна решить, а затем проведите оценку ее успешности.