О Perfect Gym
Perfect Gym — это система управления для фитнес-клубов, международная компания, работающая более, чем в 50 странах мира. Компания пришла на российский рынок недавно, около 5 лет назад. Сейчас у Perfect Gym в России более 100 клиентов.
Проблема
На момент открытия в России у Perfect Gym был собственный функционал CRM, достаточный для зарубежного рынка, но в России он не конкурентоспособен, потому что требовал интеграции с российскими сервисами.
И клиент пришел к нам. Пришел с целью сделать так, чтобы менеджеры вели продажи в amoCRM, а те клиенты, кто купил абонемент, попадали в Perfect Gym.
Выбор iTrack
Этапы работы
Мы увидели, как клубы работают независимо в двух системах — amoCRM и Perfect Gym и поняли, какая здесь может быть «боль». С клиентом мы сразу решили, что «слона будем есть по частям», потому что реализовать все возможные сценарии сразу просто невозможно. Составили техническое задание, разделили разработку на этапы и начали работу.
Первый этап: синхронизация контактов
Как выглядел процесс работы до интеграции: по заявке с сайта или вручную в amoCRM создавался лид. Менеджер вносил имя, фамилию, телефон, работал с клиентом.
На каком-то этапе коммуникации клиент принимал решение, что хочет стать членом клуба и прийти на гостевой визит или купить абонемент. В этот момент возникала потребность создания его профайла в Perfect Gym. Что делал менеджер? Открывал соседнюю вкладку в браузере и выполнял работу заново — переносил данные из amoCRM вручную.
Затем с клиентом работали уже в Perfect Gym — продавался контракт, принимались оплаты, клиент куда-то ходил, все это отображалось в учетной системе, но в CRM никакая информация не отображалась. Чтобы понять, как обстоят дела у клиента, менеджеру надо было переходить из amoCRM в Perfect Gym, вручную искать там клиента и смотреть его профайл.
После интеграции в карточке контакта появилась вкладка «Perfect Gym» и кнопка «Создать контакт в PerfectGym». На любом этапе коммуникации менеджер может принять решение, что вот сейчас ему нужен профиль клиента в Perfect Gym и нажать эту кнопку. Система проверяет наличие необходимых полей и создает связанный профайл в системе управления, а кнопка «Создать контакт в PerfectGym» меняется на «Перейти в PerfectGym».
Теперь, когда менеджеру, работающему в CRM, надо получить дополнительную информацию о клиенте, он нажимает одну кнопку и открывает профайл. На стороне Perfect Gym также реализован переход в профайл amoCRM одним кликом.
Информация о контрактах из Perfect Gym теперь отображается в карточке контакта в amoCRM.
После того, как профайлы становятся связанными, мы считаем актуальными персональные данные в Perfect Gym и закрываем их изменение на стороне amoCRM. Это объясняется тем, что на этапе оформления контракта мы уже знаем контактные данные клиента. Данные синхронизируются из Perfect Gym в amoCRM, и мы все время, в каждой системе, работаем с актуальной информацией.
Мы предусмотрели ситуацию, когда клиент приходит в клуб «ногами», минуя CRM. В таком случае менеджер создает профайл клиента сразу в Perfect Gym, а система создает связанный профиль на стороне CRM. Если эта опция включена, то все клиенты, созданные на стороне Perfect Gym, появляются в amoCRM, чтобы менеджер в дальнейшем мог с ними работать.
Чтобы менеджеры сразу видели таких клиентов в системе, мы добавили дополнительную механику: в воронке создается сделка, и пришедшие в клуб клиенты попадают на выбранный этап воронки.
Автоматическое создание профиля при переходе по воронке
Второе, что мы реализовали — возможность автоматического создания профиля клиента при переходе по воронке. Менеджер может настроить определенные этапы воронки amoCRM, при перемещении на которые автоматически создается профиль клиента в Perfect Gym.
Контакт, который создается в amoCRM, при достижении успешно реализованного статуса — состоявшейся продажи, появляется в Perfect Gym.
Если в Perfect Gym заводится контакт, то он автоматически появляется в amoCRM, причем на это действие можно создать новую сделку, что позволяет увидеть адекватную аналитику. Сейчас мы можем зайти в amoCRM и посмотреть адекватный общий объем первичных продаж.
Такой функционал заметно сократил рутинные задачи и число ошибок из-за переноса данных вручную.
Я знаю, что вы используете amoCRM, — попробуйте наш виджет
Мы реализовали этот этап и дали попробовать нескольким клиентам, которые уже использовали параллельно две эти системы — amoCRM и Perfect Gym. Виджет был принят на «ура». В итоге мы получили довольных клиентов и массу идей для следующих этапов работы.
«Мы успели построить наполеоновские планы, которые теперь надо воплощать в жизнь. У нас было свое видение, плюс к тому, мы получили фидбэк от клиентов, которые стали пользоваться нашим виджетом, и мы поняли, что какие-то моменты мы не предусмотрели, не учли специфику сетевых проектов, в меньшей степени учли студийные форматы, где нет контрактов. Собрав пожелания и предложения, мы наметили дальнейшие пути для работы», — Станислав Верединский, Perfect Gym.
Второй этап: синхронизация контрактов — покупателей
Мы поняли, что первичных продаж мало, эту «боль» мы уже закрыли. Следующая проблема — фитнес-клубы не умеют работать со своей базой.
Максимум, что мы видели тогда у большинства фитнес-клубов — отправку sms или звонок клиенту, когда закончился абонемент, и то, если менеджер не забудет об этом. Автоматических действий, задач, напоминаний, пушей в системах управления не было.
На этом этапе мы полностью закрыли потребности в статистике, настроили триггеры, бизнес-процессы, сценарии допродаж, с помощью синхронизации сделок, абонементов, продаж дополнительных услуг.
Связка amoCRM и Perfect Gym позволяет организовать системное и постоянное взаимодействие не только с новыми, но и с действующими клиентами.
Вся необходимая информация по контрактам уже есть в CRM. С этими данными можно работать — выводить статистику по разным срезам и отчетам, что полезно для аналитики.
Клиенты получили возможность:
Отслеживать даты окончания контракта для своевременной работы с клиентами и для аналитики
Отслеживать платежные планы (тарифы, виды абонементов). Менеджерам удобно работать и не нужно переключаться между системами, руководителям — отслеживать и анализировать информацию
Подтягивать стоимость абонементов в сделки. Можно увидеть на какую сумму было всего заключено договоров, прогнозировать прибыль.
Возможность синхронизации контрактов не только как сделки, но и как покупателей, т.е. при желании можно использовать модуль Покупатели в аmoCRM. Он сегментирует действующих клиентов и очень удобен в работе с периодическими покупками — идеально подходит для фитнес-клубов.
Третий этап: синхронизация клубов и консультантов
Синхронизация клубов
Позаботились о сетевых фитнесах. В карточке контакта в amoCRM создали поле клуб, в котором автоматически заполняется клуб из Perfect Gym, в который ходит этот клиент. Можно увидеть, сколько клиентов какой клуб посещают. Полезный инструмент для распределения клиентов по менеджерам конкретных клубов. В широком смысле это поле позволяет отслеживать рентабельность по клубам и даже ротацию клиентов из одного клуба сети в другой.
Синхронизация консультантов
Консультант — это ответственный за клиента в системе Perfect Gym, очень часто это тот менеджер, который ведет клиента/привел его к покупке. В amoCRM ему может быть присвоен определенный ответственный, например, один и тот же менеджер и в PG и в аmoCRM. Нелишне при системе мотивации менеджеров.
Четвертый этап: синхронизация статуса абонементов и баланса
Сейчас планируется четвертый этап доработок, чтобы подтягивать статусы абонементов и отслеживать оплаты прямо в amoCRM.
Статус абонементов
Статус абонементов: завершен, действующий, новый, заморожен. Сейчас эти данные есть в amoCRM, но в отдельной вкладке. После доработок по ним можно будет фильтровать, формировать статистику, настраивать автоматические действия в зависимости от статуса абонемента.
Автоматическое отслеживание оплаты прямо в амоСRМ
В данный момент в амоCRM подтягивается только стоимость абонемента, но не сам факт оплаты. Менеджерам для эффективной работы важно понимать были ли получены деньги, видеть баланс по каждому клиенту. Актуальный вопрос для фитнес-клубов как с разовыми платежами (по годовым, полугодовыми абонементам), так и с рекуррентной системой оплаты.
Как проект перерос в стратегическое партнерство
Такое недорогое облачное решение, как связка amoCRM и Perfect Gym с готовой интеграцией, оказалось нужным рынку. Классические коробочные решения «все в одном» — это здорово, но это не то, что нужно большинству фитнес-клубов. Маленький процент из них может себе позволить инвестировать в разработку и «допиливание» системы.
Зачем фитнес-клубам заниматься непрофильной работой, если есть недорогие готовые решения, которые можно получить здесь и сейчас.
Perfect Gym не продает софт, а предлагает услугу — снимает с фитнес-клуба непрофильные задачи, связанные с IT. Клиент получает не только программное обеспечение, но и техническую поддержку, постоянное развитие и новый функционал. В системе доступно множество интеграций, компания динамично развивается и предлагает сервисы как для сотрудников, так и для клиентов, например, клиентский портал.
С другой стороны, в amoCRM клиент получает сотни уже интегрированных сторонних сервисов (аналитика, телефония и прочие), и не нужно платить за каждое решение дополнительно.
Сделайте заказ, заполнив форму, позвонив нам по телефону +7 (499) 647-42-47
или написав на e-mail hello@itrack.ru.