7 ключевых бизнес-процессов, которые можно автоматизировать с помощью Битрикс24

Жизненный цикл сотрудника в компании

Жизненный цикл сотрудника охватывает все стадии его взаимодействия с компанией, начиная с первого контакта и заканчивая увольнением или переходом на другую должность.

Этот процесс можно разбить на следующие этапы: поиск и отбор → прием и оформление → адаптация → развитие и удержание → увольнение или переход на новую позицию.

На каждом этапе HR-специалисты могут сталкиваться с различными трудностями. В этой статье мы расскажем, как инструменты Битрикс24 могут помочь в их решении.

Поиск и отбор сотрудника. Например, если в отдел продаж требуется новый менеджер, рекрутеру нужно создать объявления о вакансии и затем вручную обрабатывать резюме. При большом количестве откликов легко упустить перспективного кандидата или забыть пригласить его на собеседование.

С Битрикс24 рекрутер может использовать шаблоны для создания вакансий и упрощенного размещения их на разных платформах. Платформа позволяет эффективно обрабатывать резюме, общаться с кандидатами и предлагать потенциальных сотрудников для первичного отбора. Все переписки и звонки сохраняются в системе, что позволяет в будущем легко вернуться к интересующим кандидатам.

Прием и онбординг. Часто процесс оформления и адаптации новых сотрудников бывает неструктурированным, что затрудняет новичкам понимание своих задач и обязанностей. В крупных компаниях или при удаленной работе новым сотрудникам сложно влиться в коллектив и найти нужную информацию.

Битрикс24 автоматизирует процесс приема и онбординга, предоставляя новичкам задачи и чек-листы для ознакомления с компанией, подписания документов и выполнения других формальностей. Коллеги получают уведомления о новом сотруднике, а коммуникация начинается в корпоративных чатах.

Развитие и удержание. Рутинные задачи могут снижать мотивацию сотрудников и приводить к ошибкам. Неровное распределение нагрузки и неэффективная коммуникация между отделами также могут негативно сказаться на продуктивности и удержании сотрудников. Отсутствие карьерного роста может вызывать выгорание и увеличивать текучку кадров.

Битрикс24 предлагает инструменты для поддержания мотивации и профессионального развития сотрудников:

• Обучение и экзамены для актуализации знаний и повышения компетенции.

• Автоматизация процессов для снижения рутинных задач.

• Корпоративный портал для повышения вовлеченности сотрудников.

• Планирование нагрузки с помощью календаря для поддержания баланса между работой и личной жизнью.

Использование возможностей Битрикс24 делает процесс адаптации и развития сотрудников более предсказуемым и комфортным, что способствует увеличению их лояльности и продолжительности работы в компании.

Создание и управление регламентами

Битрикс24 упрощает создание, организацию и хранение корпоративных регламентов — таких как базы знаний, инструкции, правила и положения.

Автоматизация изменений в регламентах доступна в следующих формах:

• Периодические изменения. Система позволяет назначать задачи для регулярной проверки актуальности регламентов. Например, можно установить задачу по проверке положения об охране труда каждые три месяца.

• Ситуативные изменения. Если сотрудник обнаруживает ошибку в регламенте, он может сообщить об этом системе. Битрикс24 автоматически направит информацию ответственному за внесение изменений.

Битрикс24 помогает поддерживать регламенты актуальными и обеспечивает доступ к важной информации. Например, если в инструкциях для отдела продаж произошли изменения, ответственный сотрудник может уведомить других сотрудников через ленту новостей или создать задачу для ознакомления с обновлениями.

Внутренний документооборот

С помощью Битрикс24 можно эффективно организовать внутренний документооборот на диске. Сотрудники избавляются от необходимости искать и систематизировать документы, а для повышения безопасности можно настроить ограничение доступа.

Функция совместного редактирования документов позволяет сотрудникам работать над проектами в реальном времени. Например, при создании презентации все изменения фиксируются немедленно, а доступ к документам остается онлайн.

В некоторых случаях автоматизация всех бизнес-процессов может быть излишней. Достаточно наладить автоматизацию для конкретных, наиболее рутинных действий. Например, в компании с традиционным документооборотом распространение важного распоряжения директора и получение отметок об ознакомлении может быть трудоемким процессом, включающим множество участников. Это требует времени, бумаги и ресурсов.

Битрикс24 позволяет согласовывать документы в электронном виде, сохраняя иерархию и исключая использование бумажных копий. Теперь не нужно бегать по кабинетам — достаточно запустить процесс обработки документа, и система автоматически соберет необходимые согласования от коллег.

Контроль за исполнением задач

Руководителю трудно контролировать все аспекты работы компании из-за высокой загрузки. Основные проблемы, с которыми сталкивается топ-менеджмент:

• Некорректное назначение задач или их потеря.

• Сложности с промежуточным контролем за выполнением задач.

• Отсутствие инструментов для анализа эффективности рабочего времени.

• Необходимость индивидуальной согласования времени для назначения задач.

Инструменты Битрикс24 для решения проблем

Битрикс24 предоставляет ряд инструментов для автоматизации задач, улучшения взаимодействия между сотрудниками и подразделениями, а также контроля за результатами.

Задачи и проекты

Битрикс24 позволяет не только ставить задачи, но и детально прописывать этапы их выполнения, прикреплять файлы и создавать чек-листы. Можно назначать ответственных сотрудников для поэтапного контроля выполнения и сроков.

Когда задач становится слишком много, система фокусировки внимания помогает выделять наиболее важные из них, основываясь на роли сотрудника. Это обеспечивает видимость приоритетных задач и упрощает их выполнение.

Учет рабочего времени

Этот инструмент помогает руководителю отслеживать рабочее время сотрудников, анализировать их нагрузку и распределение времени.

Календарь

Инструмент совместного планирования позволяет руководителю видеть свободные временные слоты сотрудников и распределять задачи без необходимости предварительного согласования.

Продажи

Работа отдела продаж включает привлечение клиентов, работу с клиентской базой, проведение сделок и поддержание отношений. Основные проблемы, с которыми сталкиваются сотрудники, включают рутинные процессы, отсутствие прозрачного алгоритма продаж и потерю фокуса из-за большого объема информации.

Битрикс24 помогает оптимизировать работу отдела продаж с помощью CRM:

• Обработка и распределение лидов между сотрудниками.

• Интеграция с корпоративными телефонами, мессенджерами и почтой для предотвращения пропуска обращений клиентов.

• Контроль статусов заявок и хода сделок на всех этапах.

• Уведомления о запланированных звонках и встречах с клиентами.

• Генерация часто используемых документов, таких как счета, договоры и акты.

• Автоматическая рассылка для повторных продаж.

• Настройка аналитики для оценки эффективности рекламных каналов.

• Подготовка отчетов для руководителей.

CRM-система Битрикс24 позволяет управлять всеми бизнес-процессами отдела продаж, влияя на их эффективность и управление персоналом.

Закупки

Процесс закупок обычно включает несколько этапов:

• Поиск и выбор поставщика

• Получение предложений и выбор наилучшего

• Согласование цены и заключение договора

• Оформление заказа, получение и оприходование товара

• Работа с возвратами и рекламациями

Битрикс24 автоматизирует части этих процессов и обеспечивает контроль на каждом этапе. Каждый этап имеет ответственного сотрудника, что позволяет отслеживать эффективность как сотрудников, так и всего процесса.

Управление оргструктурой компании

Организационная структура компании показывает её подразделения и их взаимодействие, а также определяет роли сотрудников. В Битрикс24 администратор может редактировать структуру компании: добавлять и удалять отделы, приглашать сотрудников и назначать руководителей.

Инструменты Битрикс24 интегрированы с оргструктурой и помогают:

• Распределять права доступа, чтобы сотрудники видели только необходимую информацию.

• Настраивать вертикаль отчетности в соответствии с задачами подразделений.

• Постановка задач и управление нагрузкой сотрудников через портал.

• Адресное информирование сотрудников определенного отдела или должности.

Автоматизация бизнес-процессов с помощью Битрикс24 делает их более прозрачными, управляемыми и эффективными. Записывайтесь на онлайн-демонстрацию CRM, чтобы увидеть возможности Битрикс24 в своей компании.